【例文付き】英語メールの書き方完全ガイド　ビジネス英語を正しく使うコツ

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ビジネスのグローバル化にともない、英語でメールをやり取りするのも珍しいことではなくなりました。英語のビジネスメールには、よく使われる言い回しや日本語のビジネスメールとは違ったルールも存在します。日本語で書いたメールを英訳すればOKというわけにはいかないので、基本的な書き方は習得しておく必要があります。グローバルビジネスを円滑に進めるため、今回は英語メールの書き方について解説していきます。

英語のビジネスメールを送る際の基礎知識・注意点

英語のビジネスメールを送る際の前提となる異文化コミュニケーション

英語でビジネスメールを送る際は、それを受け取る相手が日本人でないことがほとんどでしょう。

つまり、英語でビジネスメールを送るという行為は、英語で文章を書くという「言語の壁」と、その文章を自分とは異なる常識を持った異文化相手に送るという「異文化の壁」の二つを乗り越える必要があります。

よって、英語でのメール文を作成する際は、日本語のメールをそのまま英語訳して送るのではなく、異文化コミュニケーションを意識して英文を作成することが重要です。

本記事では、異文化コミュニケーションの中でも、コミュニケーションスタイルの違いについても簡単に解説していきます。

コミュニケーションスタイルの違い以外の異文化理解の観点は、以下の記事で詳しく解説しています。

>> 異文化コミュニケーションとは？よく起こる問題を解説

ハイコンテクスト文化 vs ローコンテクスト文化

英語でビジネスメールを送る際に特に理解しておくべき異文化の観点に、ハイコンテクスト文化とローコンテクスト文化があります。

コンテクストとは、英語で文脈を意味する言葉です。ハイコンテクストとは、メッセージを発信・受信する際に、発せられた言葉自体の意味を理解するだけでなく、その場の空気や文脈から意味を汲み取る重要性が高いことを意味します。一方ローコンテクストとは、発せられた言葉の意味がそのままメッセージとなり、言語以外のその場の空気や文脈を汲み取る重要性が低いことを意味します。

日本は「1を聞いて10を知る」や「空気を読む」という言葉があるとおり、世界有数のハイコンテクスト文化であるとされています。「例のあの件を進めておいてほしい」「できるだけ早くやっておいてほしい」など、受信者が言葉の意味そのものだけでなく、その場の空気や文脈を読み取ることでコミュニケーションが成立しています。しかし、このようなコミュニケーションをローコンテクスト文化が根付いている異文化相手にしてしまうと、「例の件ってどの案件のことだ？」「できるだけ早く？今週は忙しいから来週以降にやろう」と認識のズレが生じてしまい、ミスコミュニケーションの原因となってしまいます。

よって、英語でビジネスメールを書く際は、日本人がハイコンテクストなコミュニケーションを取る傾向があると理解した上で、自分がどの案件の話をしているのか、いつまでにやってほしいのかをローコンテクストに伝えることを意識する必要があります。

英語のビジネスメールを送る際の注意点

メール一通あたりの文量

英語のビジネスメールは、ローコンテクストにコミュニケーションする必要があるため、文脈で意味を汲み取ることができるハイコンテクストと比べ、より多くの情報を具体的に共有する必要があります。一方で、十分な情報を共有しながらも、読み手に時間を取らせてはいけないという葛藤も存在します。よって、英語でビジネスメールを送る際は、適切な文量で、簡潔な文章を作成することがとても重要です。具体的には、パソコンの一画面に収まる文量でメールを作成することが適切です。

■段落と改行

英語のビジネスメールにて、十分な情報量を共有しつつ読み手に時間を取らせないという葛藤を乗り越えるためには、前述のとおり一通あたりの文量を適切な量に保つことに加え、メール文面を段落ごとに区切ることで、読み手に取って分かりやすいフォーマットを意識することも重要です。

日本語のメールでは、一文ごとに改行をするケースが多く見られます。しかし、ローコンテクストで情報のやりとりをする英語のビジネスメールでは、すべての行に改行がされていては、内容が整理されておらず、何が言いたいのかよくわからない、と受け取られる可能性があります。よって、英語でビジネスメールを書く際は、改行は主に段落を分離させるために使用し、１段落＝１メッセージに留めましょう。

■大文字だけ・小文字だけで書かない

大文字だけ、小文字だけで英語のビジネスメールを書くのはNGです。すべて大文字で書いた英文メールは、相手に攻撃的な印象を与えてしまいます。逆に、小文字のみで書いた英文メールは読みづらく、やはり印象が悪くなってしまうでしょう。

■曖昧な表現

英語のビジネスメールでは、曖昧な表現がミスコミュニケーションの原因となります。

曖昧な表現は、相手との協働期間も長く、お互いが文脈を上手く汲み取れるハイコンテクスト文化では効率的に会話を進めるために便利な表現です。しかし、お互いが異なる常識を持っている異文化相手とのコミュニケーションの際は、曖昧な表現は避け、ローコンテクストにコミュニケーションを取ることを意識しましょう。特に、「あの案件（that project）」「先日(the other day)」「できるだけ早く（as soon as possible）」といった曖昧な表現は、人によって、どの案件を指すのか、何日のことを言っているのか、できるだけ早くとはいつまでなのかの認識が大きく異なることがあります。英語でビジネスメールを書く際は、どの案件について話しているのか、何日のことを言っているのか、いつまでにやってほしいのかを具体的に明示しましょう。

英語メールも含む英語学習やビジネス英会話に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

>> ビジネス英会話を習得するコツとは？おすすめの勉強法もあわせて紹介！

https://solution.lmi.ne.jp/column/c263

>> 英語の勉強はどうする？社会人や初心者にもおすすめの勉強法をご紹介

https://solution.lmi.ne.jp/column/c266

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英語メールの書き方

英語のビジネスメールは以下の構成で作成するのが一般的です。

①   件名

②   宛名

③   本題

④   結び

⑤   結辞

⑥   署名

それぞれの書き方やポイントについて解説してきましょう。

■①件名の書き方

英語のビジネスメールの件名は、10語以内で、相手が何をすれば良いか一目で分かる内容にすることが重要です。

ハイコンテクスト文化の1つの特徴として、相手に話の文脈を理解してもらうために、要件の背景や状況について先に説明してから本題に入る「起承転結」の流れで発信する傾向があります。一方ローコンテクスト文化では、文脈を汲み取る重要性が低いため、背景や状況説明の前に結論ファーストで本題に入る傾向があります。「起承転結」ではなく、「結承結」の順番とも言えるでしょう。

このような違いから、日本語のメールの件名では「お打ち合わせについて」など、本文を読まないとメールの趣旨がわからない曖昧な件名が多々ありますが、ローコンテクスト文化の相手にとっては、自分に何をしてほしいのか要件が不明確なメールと捉えられてしまう可能性があります。

英語で送るビジネスメールの件名は、相手にいつまでに、どんな行動を求めているのかが明確にわかるようなものにすべきでしょう。また、件名はできる限り10語以内の短く簡潔な内容になっていることが重要です。完全な文章で表す必要はなく、以下のように、新聞の見出しのようなキーワードで表現しましょう。

Request, survey A’s link (by 18:00 JST)（サーベイAのリンク送付願い（日本時間18:00まで））

Ken not at work from 11 October to 4 November（ケンの不在期間 10月11日から11月４日）

■②宛名の書き方

英語メールで難しいことの1つは、読み手に対する呼びかけ方が多く存在することです。相手によって、ファーストネームで呼ばれたい人もいれば、フォーマルな形式を好む人もいます。初めてメールを書く場合は、名字に敬称を付けるのが一般的です。その後返信を受け取った後に、相手の署名がファーストネームのみであれば、自分からの返信でも相手をファーストネームで呼ぶなど、相手の好みに合わせて宛名を変えることが重要です。英語の敬称（Mr./Ms./Dr.など）は、Dear Mr. Tanakaなど、相手の名字につけるものです。Dear Mr. Taroなど、相手のファーストネームに付けることは避けるようにしましょう。

■本題の書き方

最初の段落でメールを送っている目的を明確にする

英語のビジネスメールでは、書き出し部分が最も重要です。特にローコンテクスト文化では、結論ファーストのコミュニケーションが求められるため、メールの最初の段落で相手にメールを送っている目的を説明する必要があります。日本語メールでは、「お世話になっております。」「先日は貴重なお時間をありがとうございました。」などの書き出しが多く見られます。しかし、普段から忙しく多くのビジネスメールを受け取る相手であれば、文章の最初の段落だけを読み、自分がどのメールから対応すべきかを判断することもあります。英語でメールを送る際は、できれば最初の一文、少なくとも最初の段落でメールの送信目的を説明することを意識しましょう。

送信目的を英語で説明する際に便利な表現として、以下の三つがあります。

①   I am writing to …（このメールをお送りしているのは…）

②   This email is to …（このメールは…）

③   The purpose of this email is to …（このメールの目的は…）

相手に取ってほしい行動の期限を明確にする

英語のビジネスメールでは、期限を明確にすることが重要です。特に毎日多くのビジネスメールを受信している相手にメールを送信する際は、期限を明確にすることで自分の依頼を優先して対応してもらえる可能性が高まります。逆に、期限が不明確なものは、後で対応しようと優先順位を下げられることにもつながります。期限を明確にする際に気を付けるべきことは、具体的な期限の日時を示すことと、その期限となっている理由や相手にとってのメリットを伝えることの2点になります。

日本語でのメールでは「できるだけ早く」といった表現が使われることがありますが、異文化相手との協働の際は読み手と書き手の間で「できるだけ早く」の意味合いがずれていることがあります。英語でのメールで期限を伝える際は、「7月5日（水）18：00までに」のように、明確な日時を共有することを意識しましょう。

また、期限の理由や相手にとってのメリットを伝えることができると相手への説得力を持たせることができます。「明日、我々のチームの顧客との打ち合わせで共有するために」など、依頼内容、期限の理由や相手にとってのメリットも合わせて伝えることで、相手が快く対応してくれる可能性が高まります。

■結びの書き方

英語のビジネスメールの最後には結びの文章を記します。

結びの文章で気を付けるべきなのは、相手に命令しているように受け取られないような表現を使用することです。よく目にする英語の結びとして、以下の三つがありますが、これらはお勧めしません。

①   Your cooperation would be appreciated.（ご協力は感謝されます）

②   I would appreciate your cooperation.（ご協力に感謝します）

③   Thank you in advance for your assistance.（ご支援に対し前もって御礼申し上げます）

これら三つの表現は、読み手からすると命令のようにとらえられる可能性があります。これらの共通点として、まだ相手が依頼を承諾していない段階にもかかわらず相手の協力や支援に対し感謝を表現してしまうことで、相手が自分に選択肢がないように感じてしまう可能性があります。よって、英語で結びの文章を書く際は、まだ読み手がなにも行動を起こしてないにもかかわらず感謝を前もって伝えることは控えましょう。

英語のビジネスメールでの結びを書く際の適切な表現として、I look forward to hearing from you.（お返事をお待ちしております）という文章があります。この表現であれば、読み手も命令されていると感じずに、自分にはまだ選択肢があると捉えてくれるでしょう。また、返信の期限がある場合は、I look forward to hearing from you by Tuesday.（火曜日までにお返事をお待ちしております。）というように、いつまでに返信が欲しいかを明確にすることもできます。

■⑤結辞の書き方

ビジネスメールの最後には、「結辞」と呼ばれる結びの挨拶を記します。英語の結辞には、「Sincerely yours,」や「Regards,」などの言葉があります。

Sincerely yours, Yours sincerely

英語のビジネスメールの敬具 結辞として、標準的に使用されるものの1つがもっとも一般的なのが「心から」の意味を持つ「Sincerely」です。この表現は標準的ではあるものの、少しフォーマルな形式となります。北米ではSincerely yoursの方が一般的に使用されます。

Regards, Kind regards, Best regards

「Regards,」は「敬意を込めて」の意味を持つ単語で、「Sincerely yours,」に比べカジュアルな結辞です。特に「Regards,」はこの三つの中でも一番フォーマル度合が低い表現になります。その他二つは標準的な表現であり、お互い良く知っているビジネスの相手にも使用できる表現の1つです。

■⑥署名の書き方

日本語のビジネスメールでは、署名欄に会社名、部署名、役職名等を記入するのが一般的ですが、英語でのビジネスメールでは、氏名のみが記載されるケースも多くあります。大事なのは、読み手に呼んでほしい名前を記載することです。相手にファーストネームで呼んでほしい場合は、ファーストネームのみを署名に記載することで、読み手に取っても何と呼べば良いかが明確になります。ただし、宛名に相手のファーストネームのみを使用した場合は自分もファーストネームのみを記載するなど、フルネームかファーストネームだけか、どちらか一方で統一し、一貫性を保つことが適切でしょう。

英語メールの例【場合別】

■自己紹介と会食への招待をする際の英語メール

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