報連相促進の秘訣とは？本質的目的と、よくある事例を解説
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報連相とは？
報連相とは、「報告」「連絡」「相談」を略した言葉で、業務を円滑に進めていくために、新入社員に求められる必須スキルとなっています。
報告とは「ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること」。
ビジネスにおいては、上司や先輩、同僚から与えられた仕事について、状況や結果を知らせることを指します。
連絡とは「気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること」。
ビジネスにおいては、関係者に端的に情報を共有することを指します。
最後に相談とは「問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること」。
ビジネスにおいては、自分では判断や解決ができない場合に上長や先輩、同僚に状況を話してアドバイスをもらうことを指します。
一見簡単に見えますが、現場ではどのようなことが起きているのでしょうか。
上司や先輩が不安になる新入社員あるある
「報連相をしてほしいのにしてくれない…」毎年よく聞く上司や先輩方の報連相に関するお悩みの声をご紹介します。
要点がつかめない、伝わらない報連相
だらだらと状況を話すのみで、そもそも「報告」なのか「連絡」なのか「相談」なのか分からない状態。
例：「お客様からお電話があって～、〇〇と言われて～、一応●●とお答えしたんですけど～。」
目的が明確でない、無駄な報連相
目的が意識できていいないので、困っている状況だけ伝えて、相手に答えを求めてしまう状態。
例：「資料の印刷をお願いされたのですが、形式が分からないんです。」
話しかけるのを躊躇してしまい、そもそも報連相しない
先輩への話しかけにくさなどから必要な報連相を怠ってしまい、自己判断で業務を進めてしまう状態。
例：「分からないことがあるけれど、先輩も忙しそうだしなあ。とりあえず自分で進めよう。」
相手への配慮を欠いた、自分都合な報連相
自分が相談したいことを一方的に相談し、相手の時間や理解度への配慮ができていない状態。
例：「以前お話したあの件なのですが～」と電話をかけようとしている上司に話しかけてしまう。
報連相が何故うまくいかないのか
新入社員は報連相を知らない訳でも、取り組んでいない訳でもありません。しかし、なぜ現場で報連相がうまくいかないのでしょうか。
うまくいかない要因①：最近の新入社員の傾向
まず1つ、新入社員の傾向にヒントがあります。
「答え探し」傾向が強い
受け身の姿勢が強く、ある事象について報連相が必要だと考えていない
「自己防衛」意識が強い
怒られたくないという気持ちが強く、報連相を躊躇ってしまう
「自己承認」欲求が強い
「上司も忙しそうだしまあいいか。」という判断を無意識にしている
新入社員は「報連相をせねばならない」ことを頭では理解しています。 ただ、このような傾向により、報連相を躊躇ってしまいます。 結果として、現場ではうまくいかないのです。
うまくいかない要因②：関係性の問題
2つ目に、現場で報連相がうまくいかない理由として、 実は周囲との関係性により、「報連相を引き出せていない」という問題もあるのです。
報連相の今と昔
そもそも「報連相」という言葉の起源は、1982年に当時山種証券（現SMBCフレンド証券）の社長であった山崎富治氏が、社内に「ほうれんそう運動」として広めたことにあるとされます。
今では部下の上司に対するコミュニケーションと認識されていますが、実は山崎さんは、著書である『ほうれんそうが会社を強くする―報告・連絡・相談の経営学』の前がきにて以下のように述べています。
『下からの意見をどう吸いあげるか、みんなが働きやすい環境をどう作るか、 暖かい人間関係をどう作るか、少数精鋭で社員一人ひとりに厚く報いるには…と、 つね日ごろ頭を悩ませていたとき思いついたのが、”ほうれんそう”だった。』
このように、「報連相」は風通しの良い組織風土を形成するための言葉、 即ち、「どうやって部下の意見を引き出すか？」という問に対する言葉だったのです。
しかしながらこの言葉は、上意下達の時代を経て、 上司が効率的に部下の行動を把握する言葉となっていきました。 自ら自立的に判断行動できる新入社員が求められている今、 改めて報連相を引き出せていない職場の関係性にも目を向ける必要があるといえるでしょう。
新入社員に報連相を定着させる2つのポイント
それでは、現場で新入社員が報連相をできるようになるための具体的な2つのポイントをご紹介します。
新入社員のビジネススタンスの醸成
事業環境の変化が著しい昨今、「自ら考え、失敗を恐れずに判断行動できる新入社員」が求められています。
協働して目的達成をするためには、的確な受発信が必要であることを新入社員ひとりひとりが理解し、報連相する必要があります。リンクアンドモチベーションでは、新入社員に必要なスタンス開発を目的とした研修プログラムを提供しています。
受け入れ側の環境の見直し
同時に、報連相しやすい環境を受け入れ側がつくることも大切です。新入社員を動機付けて報連相を引き出すスキルの強化、即ち、報連相を受ける側の意識変革も同時に進める必要があるのです。
リンクアンドモチベーションでは、新入社員の育成のサポートを行うメンター・OJTトレーナー向けに研修プログラムを提供しています。
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