年末調整とは？確定申告との違いや手続き方法について解説！

　年末調整は、所得税の過不足を精算するための手続きです。数多くの書類の確認や税額の計算など、非常に手間のかかる手続きですが、ミスをすることはできません。しかし、年に１回の手続きであることもあり、知識がおぼろげな担当者様も多いと思います。確実かつ円滑に年末調整を進めるため、基礎知識や重要なポイントをあらためて確認しておきましょう。

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年末調整とは？

　年末調整は、所得税の過不足を精算するための手続きです。個人事業主や自営業者の場合、毎年の確定申告で前年の所得を申告し、所得税を納付します。一方、会社員の場合、通常であれば従業員自らが確定申告することはありません。では、どのように所得税を納めているのかと言うと、会社が従業員に支払う月々の給与から天引きして、代わりに所得税を納めています。これが「源泉徴収」です。

　会社は毎月の給与支払い時に源泉徴収をしているわけですが、１年間で源泉徴収をした合計額は、従業員が納めるべき税額と一致しないのが通常です。一致しない理由はいくつかありますが、主な理由としては以下の点が挙げられます。

・源泉徴収額は、年間を通して従業員の給与額に変動がないことを前提に計算されているが、実際は年の途中で昇給や減給がある。

・結婚や出産などによって、年の途中で従業員の扶養親族の数に変更があると税額が変動するが、それが反映されていない。

・生命保険料や地震保険料などの所得控除額が反映されていない。

　このように、源泉徴収額はあくまでも概算なので、実際の税額との差を精算する必要があります。１年間の給与総額が確定する年末にその年に納めるべき正しい税額を計算し、それまでに源泉徴収した金額との過不足額を求め、その過不足額を徴収、もしくは還付するのが年末調整の目的です。

年末調整と確定申告の違い

　年末調整は、会社員などの給与所得者が勤務先を通しておこなう清算手続きです。月々の給与から源泉徴収した概算の税額と確定した正しい税額を比較して、その差を調整します。一方、確定申告は、主に個人事業主や自営業者などが1年間の所得を計算して、自ら所得税を申告・納税する手続きです。

　基本的に、会社員は勤務先で年末調整をすれば税額の精算が済むため、確定申告をする必要はありません。しかし、副業・兼業などで他に所得がある場合や不動産所得がある場合、また、医療費控除、寄付金控除、雑損控除など、年末調整の手続きでは対応できない所得控除を受ける場合は、勤務先で年末調整をしたうえで、別途、従業員本人が確定申告をおこなう必要があります。

年末調整の対象者

年末調整の対象になるのは、以下のいずれかに該当する人です。

（1）１年を通じて勤務している人

（2）年の中途で就職し、年末まで勤務している人

（3）年の中途で退職した人のうち、次の人

①死亡により退職した人

②著しい心身の障害のため退職した人で、その退職の時期から見て、本年中に再就職ができないと見込まれる人

③12月中に支給期の到来する給与の支払を受けた後に退職した人

④パート、アルバイトとして働いている人などが退職した場合で、本年中に支払を受ける給与の総額が103万円以下である人（退職後、本年中に他の勤務先等から給与の支払を受けると見込まれる場合を除く）

（4）年の中途で、海外の支店へ転勤したことなどの理由により、非居住者となった人（非居住者とは、国内に住所も1年以上の居所も有しない人を言う）

年末調整の非対象者

以下の方は、年末調整の対象になりません。

（1）「年末調整の対象者」に該当する人のうち、本年中の主たる給与の収入金額が2,000万円を超える人

（2）「年末調整の対象者」に該当する人のうち、災害により被害を受けて、「災害被害者に対する租税の減免、徴収猶予等に関する法律」の規定により、本年分の給与に対する源泉所得税及び復興特別所得税の徴収猶予または還付を受けた人

（3）2ヶ所以上から給与の支払を受けている人で、他の給与の支払者に扶養控除等（異動）申告書を提出している人や、年末調整をおこなうときまでに扶養控除等（異動）申告書を提出していない人

（4）年の中途で退職した人で、「年末調整の対象者」の（3）に該当しない人

（5）非居住者

（6）継続して同一の雇用主に雇用されないいわゆる日雇労働者など

年末調整の手順

①各種申告書を確認する

　年末調整の手続きをスムーズに進めるため、最初に従業員から以下の申告書を提出してもらい、内容を確認します。

・扶養控除等（異動）申告書

・基礎控除申告書・配偶者控除等申告書・所得金額調整控除申告書

・保険料控除申告書

・（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書

なお、年の途中で入社した従業員に関しては、前職分も合わせて年末調整をおこなう必要があるため、前の勤務先が発行した源泉徴収票を提出してもらいます。

②給与・賞与の総額、および徴収済税額の総額を求める

　その年の1月1日～12月31日までの間に支払われた「給与・賞与の総額」、および源泉徴収した「徴収済税額の総額」を計算します。

③給与所得控除後の給与等の金額を求める

　②で計算した給与・賞与の総額に応じて給与所得控除額を計算し、給与・賞与の総額から差し引くことで「給与所得控除後の給与等の金額」を求めます。「年末調整等のための給与所得控除後の給与等の金額の表」を参照すると、スムーズに算出することができます。

>> 令和3年分の年末調整等のための給与所得控除後の給与等の金額の表 https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/nencho2021/pdf/76-84.pdf

なお、給与所得控除とは、従業員の所得税などを計算する際に一定額を必要経費として給与から差し引くことができる制度です。給与所得や給与所得控除に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

>> 給与所得とは？給与収入との違いや所得控除について解説

https://solution.lmi.ne.jp/column/c295

④課税給与所得金額を求める

　①で従業員から提出してもらった申告書などをもとに、扶養控除や配偶者控除、生命保険料控除などの所得控除の合計額を算出します。次に、③で求めた給与所得控除後の給与等の金額から、所得控除の合計額を差し引いて「課税給与所得金額」を求めます。所得控除については後述しています。

⑤算出所得税額を求める

　課税給与所得金額を求めたら、その所得金額に応じて設定されている税率を乗じ、所得金額ごとの控除額を差引いて「算出所得税額」を求めます。「年末調整のための算出所得税額の速算表」を参照すると、スムーズに算出することができます。

・令和3年分の年末調整のための算出所得税額の速算表

※参考：令和３年分の年末調整のための算出所得税額の速算表

https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/nencho2021/pdf/85-88.pdf

⑥年調年税額を求める

　算出所得税額から住宅借入金等特別控除額を控除して「年調所得税額」を求めます。住宅借入金等特別控除額がない場合には、算出所得税額がそのまま年調所得税額になります。この年調所得税額に102.1％を乗じた金額が、復興特別所得税額を含む「年調年税額」です。

⑦過不足額を精算する

　②で計算した「徴収済税額の総額」と⑥で求めた「年調年税額」を比べ、過不足額を算出します。徴収済税額の総額が年調年税額よりも多いときは、所得税を納め過ぎていたことになるため、差額（過納額）を対象の従業員に還付します。逆に、徴収済税額の総額が年調年税額よりも少ないときは、納税額が不足していることになるため、差額（不足額）を対象の従業員から徴収します。

⑧所得税徴収高計算書を作成する

　源泉徴収税を納付する際に必要となる「所得税徴収高計算書」を作成します。

⑨源泉所得税を納付する（翌年1月10日まで）

　所得税徴収高計算書の提出とともに、源泉徴収税を納付します。

⑩源泉徴収票を作成・交付する（翌年1月31日まで）

　給与所得の源泉徴収票を作成し、翌年1月31日までに従業員に交付します。

年末調整の詳細な手順は、国税庁のWebサイトにてご確認ください。

>> 令和3年分年末調整のしかた（手順などの説明）｜国税庁 https://www.nta.go.jp/users/gensen/nencho/index/shikata.htm

年末調整で従業員からの提出が必要な書類

　年末調整において正しい税額を算出するためには、従業員にいくつかの書類を提出してもらう必要があります。代表的な書類についてご説明します。

扶養控除等（異動）申告書

　年末調整で扶養控除などを受けるために、扶養親族についての情報を記載・申告する書類です。この書類によって、従業員が扶養控除や障害者控除、寡婦控除、勤労学生控除などの対象になるかどうかを確認します。

基礎控除申告書・配偶者控除等申告書・所得金額調整控除申告書

　年末調整で基礎控除、配偶者控除・配偶者特別控除、所得⾦額調整控除を受けるための書類です。

保険料控除申告書

　年末調整で保険料控除を受けるための書類です。1年間に支払った⽣命保険料、地震保険料、社会保険料、⼩規模企業共済等掛金などから控除額を算出します。

（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書

　住宅ローンを利⽤してマイホームの取得などをした従業員が、住宅借⼊⾦等特別控除、または特定増改築等住宅借⼊⾦等特別控除を受けるための書類です。

源泉徴収票

　年の途中で⼊社した従業員の場合、前の勤務先の分と合わせて年末調整をしなければいけません。そのため、前の勤務先が発行した源泉徴収票が必要になります。

年末調整で受ける所得控除と確定申告で受ける所得控除

　従業員本人や扶養親族の個人的事情に応じて所得税の負担を軽減する「所得控除」という制度があります。所得控除は全部で15種類あり、ほとんどは年末調整の手続きのなかで控除の計算をおこないますが、一部、従業員自らが確定申告をしなければ受けられない控除もあります。

年末調整をしないとどうなる？

　年末調整は、所得税法によって給与支払者に義務付けられている手続きです。年末調整をしないと脱税とみなされ、「1年以下の懲役または50万円以下の罰金」、悪質な場合は「10年以下の懲役または200万円以下の罰金」が課せられることがあります。

まとめ

　年末調整の手続きは、スピードと正確性の両方が求められます。年の瀬の12月に作業が集中するため、担当者の負担も大きくなりがちです。マニュアル化やシステム化、アウトソーシングの活用なども含め、効率的に年末調整を進められる環境を整えていきましょう。

年末調整に関するよくある質問

Q：中途入社の従業員が源泉徴収票を持っていない場合は？

A：年の途中で入社した従業員の年末調整は、前職時代の源泉徴収分も合わせて手続きをする必要があるため、前の勤務先が発行した源泉徴収票が必要です。もし、前の勤務先の源泉徴収票が発行されていない場合は、問い合わせをして発行してもらわなければいけません。ただし、前の勤務先が倒産しているなど、やむを得ない事情がある場合は、前職時代の源泉徴収税額が分かる給与明細などをもとに年末調整をおこなっても差し支えありません。

Q：年末調整の計算が終わった後、従業員の扶養親族に増減があったら？

A：年末調整はその年の12月31日時点の状況をもとに手続きを進めます。年末調整の手続きが完了した後、12月31日までの間に、結婚、離婚、出産などによって従業員の扶養親族に増減があると税額が変ってくるため、年末調整のやり直しが必要になります。なお、年末調整のやり直しの期限は翌年の1月末日です。

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