新入社員研修の資料が必要な理由とは？作成手順やポイントなどを解説

新入社員研修を実施する際に重要となるのが研修の資料です。良質な資料を用意できれば、新入社員研修をより効果的なものにできるでしょう。この記事では、新入社員研修の資料の作成手順や、作成する際のポイントを解説します。社内で新入社員研修の資料を作るメリット・デメリットなども解説するので、参考にしてみてください。

新入社員研修の資料が必要な理由

新入社員研修の資料が必要な理由は多岐に渡ります。具体的な理由とそれぞれの詳細は、下記の通りです。

口頭の説明と合わせて理解を促す

資料を作成する目的として、口頭の説明と合わせて理解を促すことにあります。新入社員研修で学んでもらいたい内容は、ビジネスマナーや実務的な知識など多岐に渡ります。しかし、口頭での説明だけでは、感覚的に理解しづらい部分もあるため工夫が必要です。グラフや図を用いた資料を用いるなど、視覚的に伝わるように整理することで、より理解してもらいやすくなるでしょう。

研修後にも内容を復習できる

新入社員研修で学ぶ内容は、ビジネスマナーや顧客対応、業界の知識などさまざまです。そのため、研修の場だけで全ての内容を理解して習得することが難しい傾向にあります。

しかし、資料があれば分からない部分を後から見返して確認することができます。また、研修後すぐに使わない知識も、必要になったときに確認できるのもメリットです。

研修担当者の負担を減らす

新入社員研修の資料を作成すれば、研修担当者の負担を減らすことにもつながります。新入社員研修の資料は、一度作成すればその都度修正しながら使いまわすことが可能です。

また、研修資料のテンプレート化は、各部署のスケジュール調整や会場の確保など、研修実施までの工数削減にも貢献します。

新入社員研修の資料の作成手順

新入社員研修の資料を作成する際は、一定の手順を踏む必要があります。以下は、具体的な手順とそれぞれの詳細です。

1.研修に関するスケジュールを決める

資料の作成に着手する前に、研修に関するスケジュールを決めましょう。研修で取り扱う内容を決めたり、内容に合わせた適切な研修期間を設けたりして、具体的なスケジュールを確定させます。

また、研修に社外の講師や、社内の担当者を呼ぶ場合は注意が必要です。各人の予定を確認した上で、適切にスケジュールへ組み込みましょう。

2.習得させたいスキルや知識を洗い出す

研修で取り扱う内容や方針が決まったら、そのなかから習得させたいスキルや知識を洗い出します。しかし、研修期間は限られているので、洗い出したものを全部盛り込むことは避けましょう。

習得してもらいたいスキルや知識を並べ、優先度を考慮して内容を絞り込みます。また、配属予定の部署にいる従業員や、昨年度の新入社員などにヒアリングするのも効果的です。

3.研修の流れに沿った構成を考える

研修の内容やスケジュールが決定したら、流れに沿って構成を考えましょう。研修と資料の進行順に相違があると、実際に研修を受ける人が混乱するため注意が必要です。また、講義の流れと資料の順番を一致させることで、後日に見直した際にも内容を思い出しやすくなります。

4.ページごとの内容やレイアウトを決める

資料に盛り込む内容や流れなどが決まったら、ページごとの内容やレイアウトを決めます。1つのページやスライドに詰め込む内容は、基本的に1つのメッセージに抑えましょう。情報が多すぎると重要な部分が分かりづらくなり、理解を阻害しかねないためです。

また、レイアウトはあらかじめレギュレーションを決めておきましょう。レイアウトに規則性がないと、見た目がバラバラな印象になって、重要な部分を把握しづらくなってしまうためです。

5.自身での確認や周囲の意見を聞いて調整する

資料が出来上がってきたり、実際に完成したりしたら、内容に不備がないか確認しましょう。なお、自身で資料を見直すタイミングは作成した直後ではなく、数時間から1日経った後が理想的です。

そして、自分だけではなく周囲の人にも確認してもらい、意見をヒアリングするのもおすすめです。特に、過去に研修を受講した人や、新入社員と年の近い若手社員を対象とすると、効果的な意見を得られるでしょう。

新入社員研修の資料を作成する際のポイント

新入社員研修の資料を作成する際は、いくつかポイントがあります。代表的なポイントとそれぞれの詳細は、以下の通りです。

情報を詰め込みすぎない

新入社員研修の資料を作成する際のポイントとして、情報を詰め込みすぎないことが挙げられます。新入社員研修で取り扱う内容は多岐に渡るため、資料に盛り込む情報も多くなりがちです。

しかし、情報を詰め込みすぎると、かえって分かりづらい資料になったり、重要な部分が曖昧になったりします。あらかじめ伝えたい内容を厳選して、重要なポイントが伝わるように工夫しましょう。

視認性の高いレイアウトを目指す

読みやすい資料にするために、使用するフォントや文字サイズを統一したり、テーマカラーを3色程度に抑えたりして、視認性の高いレイアウトを目指しましょう。

また、文字だけだと分かりにくい部分には、図や表などを活用するのも効果的です。視覚的に情報が届きやすくなり、理解度の向上に貢献します。

冒頭に目次を付ける

新入社員研修の内容は多岐に渡り、資料のページ数も多くなるため、資料の冒頭に目次を記載しておきましょう。特定の情報について知りたい場合にも、目次があると分かりやすいため利便性が向上します。

また、資料を作成する側にとっても、目次を作ることで全体の構成を把握しやすくなり、調整や修正がしやすくなるなどのメリットがあります。

メモ欄を設ける

メモ欄として使える空白を設けると、口頭で説明された内容を残して復習に活用してもらえます。能動的にメモを取るように促すことで、説明を受けるだけの状態を防ぐことにもつながるでしょう。

さらに、レイアウトの面でもメモ欄を設けることは効果的です。情報を詰め込みすぎているかどうかの、客観的な判断基準になります。

資料単体で完結する内容にする

新入社員研修の資料は、研修後に見返したときに内容を思い出せるよう、資料単体で完結する内容にすることが重要です。専門用語や難しい言葉を使った説明は避けて、講師による説明がなくても理解できるように心掛けましょう。

新入社員研修の資料を社内で作るメリット

新入社員研修の資料を社内で作ると、さまざまなメリットを得られます。ここからは、具体的なメリットとそれぞれの詳細を解説します。

テンプレート化して流用できる

新入社員研修の性質上、基本的に大きな修正をせずに毎年使いまわすことが可能です。そのため、1度資料を作ってしまえばその後の労力はそこまでかかりません。

また、構成やレイアウトをテンプレート化すれば、中途社員研修や若手社員研修などの他の研修にも流用できます。

研修の種類や目的によって内容を変える必要はありますが、ベースがあれば資料作成にかかる負担を減らせるでしょう。

自社の方針に合った内容にしやすい

外部の人材育成会社に新入社員研修の資料作成を依頼する際は、自社の方針や経営理念を的確に伝えることが重要です。自社で資料を作ることで、社風や方針に合った内容を反映しやすく、より新入社員に自社の方針を伝えることができます。

新入社員研修の資料を社内で作るデメリット

新入社員研修の資料を社内で作るデメリットとして挙げられるのが、人事部や教育担当者の負担増加による業務の逼迫です。

新入社員研修の実施は4月頃が一般的なので、資料を準備するのは1月～3月頃になります。1月～3月頃は、入退社の処理や決算処理などが重なるため、人事部や担当者の負担が大きくなってしまうでしょう。人事部や担当者のリソースをどのように確保するかが、課題となってきます。

まとめ

新入社員研修の資料は、研修における成果の程度にも関わる部分です。そのため、必要な要素やポイントなどを意識して、効果的な内容にすることが大切といえます。

しかし、社内に新入社員研修の資料作成に関するノウハウがない場合は、外部に資料作成を委託することがおすすめです。

リンクアンドモチベーションはアジアで初めて、人的資本の国際認証規格ISO30414を取得しています。組織状態の診断に留まらず、コンサルティング支援を通じた変革、IR領域でのサポートを通しての公表まで、幅広いサポートにも対応しています。

企業人事における課題に悩んでいる担当者は、ぜひリンクアンドモチベーションを利用してみてください。