人員配置とは？目的や最適化する手順、目標達成のための注意点などを徹底解説

企業の目標達成や活性化に向けて、効果的な人員配置をしたいと考えている企業は多いでしょう。しかし、どのような人員配置が適しているのか分からないというケースも少なくありません。この記事では、人員配置について詳しく解説します。人材配置との違いや人員配置の目的、メリットなどを解説するため、参考にしてください。  

人員配置とは

人員配置とは、組織としての目標や計画を達成させるために、従業員を適材適所に配置するプロセスです。適切な従業員を特定の仕事に割り当てることで、効率的な業務が可能となり、従業員の成長にもつながります。また、組織内の人員を適切な部署やチームへと再分配する行為も人員配置に含まれます。

人材配置との違い

人材配置と人員配置は似たような言葉ですが、意味合いとしては微妙に異なります。人材配置は、従業員のスキルや適性などをもとに適切な部署へと配置することです。一方人員配置は、組織の計画や目的達成のために人員を割り当てることを指します。ただし、ビジネスにおいては同じ意味として使われるケースも多くあります。

人員配置における課題

人員配置には、多くの問題点があるといわれています。『日本の人事部 人事白書 2021』（※）によると、人員配置が適切ではないとされる主な理由として「経営陣の問題」と「人事部門の位置づけの問題」が挙げられています。

「人事部門のリソースが不足している」という課題も、適切な人員配置を困難にしているとして、問題視されているようです。また、同調査によると、配置転換の際に本人の同意が得られにくい、職種の専門性が高く適切な人員配置が難しいことなども課題として挙げられています。

※参照：厚生労働省「平成28年労働経済白書」

人員配置を実施する目的

人員配置を実施する目的は、大きく分けて3つです。ここでは、人員配置をする目的を詳しく解説します。

経営目標を達成するため

人員配置の最終目的は、経営目標を達成することです。従業員のスキルや適性、ポテンシャル、希望などを考慮しながら最適な配置をすることで、経営目標の達成を目指します。適切な人員配置を行うことで、従業員のパフォーマンスやモチベーションの向上が見込めます。結果として、組織全体の生産性向上にも寄与します。

従業員の活躍を促進するため

従業員それぞれの能力や希望、適性を考慮して人員配置をすることで、活躍しやすくなります。また、従業員が希望する部署への異動や職場環境とのミスマッチ解消などは、能力を最大限に発揮するために重要なポイントです。適切な人員配置により従業員のモチベーションが向上し、能力を最大化させられます。

組織を活性化させるため

組織の活性化も人員配置の大きな目的です。人員配置を変更することで、組織の硬直化やマンネリ化を防ぐことができ、部署や部門間のコミュニケーション促進にもつながります。また、従業員が自分に合った人員配置がされたと感じることで、エンゲージメントの向上にもつながり、自発的なアクションの促進も期待できるでしょう。

人員配置のメリット

人員配置のメリットは、「生産性向上」「従業員のモチベーション向上」「優秀な人材の離職防止」という3点が挙げられます。

生産性の向上につながる

人員配置によって、生産性向上が期待できます。従業員のスキルや適性、経験、キャリアなどをもとにして適切な部署に配置することで、業務効率が向上して結果として生産性アップにつながります。また、生産性向上を実現できれば、必要な人件費や経費の削減にもつながり、最小限のコストで最大限のリターンを得やすくなるでしょう。

従業員のモチベーション向上につながる

適切な人員配置ができれば、従業員のモチベーション向上にもつながります。自分に合った人員配置をされることで従業員のやる気が向上して、業務の効率化も期待できます。業務にかかる時間が削減できるため、勤務時間の短縮や適正化を促進することにもつながるでしょう。業務が円滑に進めば、ストレス削減も期待できます。

優秀な人材への離職防止につながる

適切な人員配置は、離職防止の効果も期待できます。多くの従業員は、自分のスキルや経験などを生かせない、現在の業務と合っていないと判断すると、離職を選択しやすくなります。適切な人員配置により、適正やスキルとマッチする職場環境、良好な人間関係の提供がしやすくなるため、優秀な人材のモチベーション向上につながるでしょう。

人員配置のデメリット

頻繁な人員配置は、従業員の成長を妨げる恐れがあります。新しい部署のスキルを身につける前に異動させられるケースも多いため、スキルアップや成長につながりにくいです。また、業務ごとに必要なスキルや知識は異なるため、従業員が混乱する可能性もあるでしょう。適切なペースで人員配置すること、明確な基準を設けることが大切です。

人員配置を最適化する4つのステップ

人員配置を最適化するには、4つのステップを意識しましょう。ここでは、各ステップを詳しく解説します。

1.現状・目標を明確にする

まずは、現状と目標を明確化しましょう。最適な人員配置をするには、現在の人員状況や業務の内容、質などを把握することと、何を目的として人員配置をするのかを明確にすることが大切です。自社の現状や目標を明確にしたうえで、人事評価を行い各従業員の適性やスキルなどを判断しましょう。

2.従業員の希望をヒアリングする

適切な人員配置を行うには、従業員のスキルや経験、知識なども重要ですが、従業員の希望を聞くことも大切です。たとえば、部署や役職の希望はあるかどうか、興味のある業務や分野があるかなどをヒアリングしましょう。従業員の希望をヒアリングしそれに沿った人員配置を目指すことで、ミスマッチの防止につながります。

3.人員配置を実施する

これまでに収集した自社の人員状況や従業員のスキル、希望などのデータをもとにして、人員配置を実施していきましょう。人員配置を行う際には、何のために人員配置を変更するのかという目的を見失わないようにすることが大切です。初めに決定した目標や目的に沿った人員配置を心がけましょう。

4.人員配置適用後の効果測定を実施する

人員配置は、配置を変更して終わりではありません。その効果を測定することが重要です。人員配置後の効果を測定して、目標通りの成果が得られているかどうかを分析しましょう。成果が思ったように出ていない場合には、その原因を探って改善策を検討します。今後の人員配置に向けて、データを集めて分析・検討しましょう。

人員配置を成功させる3つのコツ

人員配置を成功させるにはどうすればよいのでしょうか。ここでは、人員配置を成功させるコツを3つ解説します。

人員配置をただの穴埋めのために行わない

人員配置は、足りない部署への単なる穴埋めではありません。従業員のキャリアプランやワークライフバランスなどをサポートし、企業と従業員双方にとってプラスとなるよう、1つの施策として行うべきです。そのため、異動の基準を決定することや従業員のニーズを満たすこと、自社の目標達成に寄与することなどを意識しましょう。

人事部によるフォローやフィードバックを行う

人員配置後のフォローやフィードバックは、配置先の部署だけではなく人事部による実施が推奨されています。人事部によるフォローやフィードバックを行うことで、配置プロセスのブラックボックス化を防げるでしょう。また、人事ノウハウの蓄積にもつながるため、人事配置のクオリティやエンゲージメントの向上も期待できます。

人員配置に役立つサービスやシステムを活用する

適切な人員配置を行うには、人員配置に役立つサービスやシステムの活用もおすすめです。たとえば、人事労務システムや人材マネジメントシステムなどを活用することで、従業員の情報を一元管理できます。人員配置に役立つデータを収集・管理しやすくなるため、人員配置の効率化や精度向上などにつながります。

まとめ

人員配置とは、組織の計画や目標を達成するために、従業員を適材適所に配置することです。適切な人員配置を行うことで、生産性の向上や従業員のモチベーションアップなどが期待できます。効率的かつ適切な人員配置をするために、人員配置に役立つサービスやシステムを導入するのもおすすめです。

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