ミーティングで使える英語フレーズ集！会議におけるポイントも解説！

　ビジネスのグローバル化により、英語でのミーティングや打ち合わせの機会が増えているという企業は少なくありません。そんなとき、最低限のビジネス英会話スキルがないと、ミーティングがスムーズに進まないだけでなく、認識違いや誤解からトラブルが生まれてしまう可能性もあります。今回は、英語でのミーティングのポイントについて解説するとともに、会議で使えるフレーズ集もご紹介していきます。

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日本人が英語でのミーティングで困るポイント

　日本人だけのミーティングでは自信満々に進行・発言できる人も、英語でのミーティングとなると畏縮してしまうものです。外国人とのミーティングに苦手意識を持っている日本人は少なくないはずです。「なぜ、日本人が英語でのミーティングに苦労するのか？」というポイントを見ていきましょう。

英語への苦手意識

　日本人が英語でのミーティングに参加する際に困るポイントの1つとして、言語の問題があります。日本人は、これまでの教育の中で、英語を実践的に使いながら学ぶよりも、座学として学び、それをテストにより採点するという手法で学んできた人が多い傾向がにあります。このような背景から、多くの日本人はネイティブのように正しい英語を話さなければならないという考え方を持ってしまっている方が多くいます。しかしグルーバルビジネスの世界では、英語を母国語とするネイティブは少数派で、過半数が英語を第二言語とするノンネイティブというのが実態です。求められるのは完璧な英語ではなく、自分の意見を発信でき、また相手の意見も聞けて、お互いに意思疎通ができることです。完璧な英語で話そうとするのではなく、不適格な文法だったとしても積極的に自分の考えを伝えようとすることを心がけましょう。

ミーティングの目的の違い

　ミーティングの目的の違いによって、日本人がミーティングの参加に苦戦することもあります。英語でのミーティングは、多くの場合、ミーティングの場である議題について議論し、結論を出すことが多い傾向にあります。よって参加者には積極的に意見やアイデアを発言して、議論に貢献することが求められます。一方、多くの日本企業では「根回し」という概念が存在するように、結論は公式な会議の前にすでに出ており、会議の場は結論を関係者全員で再度確認することが目的というケースも多くあります。このような会議では、一部の情報提供者は発言するものの、それ以外のメンバーには傾聴が求められる傾向にあります。このように、日本は情報共有を目的としたミーティングが多く、グローバルビジネス[塚田1] では活発に議論し、結論を出すことが目的なことが多い傾向にあります。このミーティングの目的を理解しないまま、多くの日本の会議で求められる傾聴姿勢をグローバルミーティングで実践してしまうと、「興味がなさそう」「貢献しようとしてくれていない」と捉えられてしまう可能性もあります。英語でのミーティングに参加する際は、ミーティングの目的が議論なのか、情報共有なのかを見極め、それぞれのスタイルにあった参加姿勢を取ることが重要です。

日本と海外のミーティングスタイルの違い

　日本と海外では、教育のスタイルの違いから、ミーティングの進行・参加方法にも大きな違いが生まれています。日本の教育は、教師1人が大勢の生徒に対して一方向に情報を提供するスタイルが多いと言えます。生徒は教師の説明を最後まで聞くことが期待され、自分の意見は教師に指名されてから発言することが求められます。最終的に、教師が教えた内容をしっかりと理解し、テストでそれを示した生徒が高く評価されます。一方海外では、教師が一方的に情報を提供するのではなく、生徒同士で議論をしながら学ぶスタイルが浸透してる国も多くあります。特に英語圏や欧州の国の教育スタイルはこの傾向にあります。生徒は、教師から提示された情報に対して自分の意見や考えを積極的に発言することが求められ、テストの点数に加えて、議論を活発にする有意義な発言や質問をしたかなどの参加姿勢が評価に影響します。

　このような教育スタイルの違いが、ビジネス会議の進行方法や参加姿勢にも影響しています。日本の会議でよくある、発言者が発言している間は傾聴に徹し、自分の順番が来るまで発言機会を待つ、というのはこの教育スタイルの影響が大きいでしょう。また、グローバル会議の場面で、参加者が順番は関係なく次々に自分の意見を発言するのは、この「発言して議論に貢献する」という教育スタイルが反映されたものと言えるでしょう。グローバルミーティングでは、内容によってミーティングスタイルが異なるので、ファシリテーターにどんな参加姿勢が期待されているか確認できると良いでしょう。

発言や割り込みが苦手

　活発な議論の中、割り込んででも発言、質問をする行為は、多くの日本人が苦手とすることの1つです。上述した日本のミーティングスタイルでは自分の番が回ってきますが、グローバルビジネスにおける英語でのミーティングでは、自ら発言のタイミングを創る必要があります。特に日本人は「割り込んだら失礼」「こんな質問をしても大丈夫か？」と割り込むことや質問することを躊躇してしまう傾向にあります。議論型会議の参加者は、割り込んで発言や質問をすることを失礼とは捉えない傾向にあります。むしろ、会議の後で聞きに行く行為の方が失礼だったりもします。自分が参加しているミーティングはどんなスタイルで進行されているのかを理解し、そのスタイルにあった参加姿勢でミーティングに臨みましょう。

意見と人格の分離が苦手

　もう一つ日本人が苦手なこととして、意見と人格の分離があります。上述した議論型の教育スタイルや会議スタイルで活発な議論ができる背景として、発言者の意見と、その人の人格を分けるという考え方が浸透していることがあります。よって、誰かの意見に対して反対意見を述べる際は、その人自身への反対ではなく、意見への反対であることを明確にします。日本人は、「こんなことを聞いたら失礼ではないだろうか？」「こんなことを言っても良いのだろうか？」と、相手に対して、「反対の意見＝相手の人格否定」と捉えてしまい、自分の意見の主張ができないことがあります。英語でのミーティングに参加する際は、この意見と人格の分離を理解し、反対意見＝相手の人格否定、反対意見＝自分への攻撃、と受取らないように意識しながら参加することが重要です。

意見と人格を分離して反論するときには、以下のような”you”を避けたフレーズを使うのが有効です。

＜避けるべき表現＞

・I don’t agree with you.

（あなたには同意できません。）

＜お勧め表現＞

・I don’t agree with that idea.

（そのアイデアには同意できません。）

英語でのミーティングのポイント

入念に準備する

　英語に自信のない日本人が英語のミーティングに臨む場合、事前の準備が成否を分けると言っても過言ではありません。以下のポイントを意識して、しっかりと準備を進めましょう。

①ミーティングに参加する立場の場合

あらかじめミーティングの議題を確認し、自分の意見をまとめて、発言できるよう準備しておく

　まずミーティングの目的が情報共有なのか、議論して結論を出すことなのかを理解しましょう。もし目的が議論なのであれば、参加者には発言が求められます。その際は議題に対する自分の意見をまとめておき、発言できるようにしておきましょう。

相手からの質問を想定し、あらかじめ回答を用意しておく。

　上述したグローバルなミーティングスタイルでは、割り込んで質問が跳んでくることもあります。プレゼンテーションや自分の意見を提案する機会がある場合は特に、相手からの質問を想定し、自分の回答すを準備しておきましょう。

②ミーティングをファシリテートする場合

あらかじめアジェンダを用意し、周知しておく

　自分がミーティングをファシリテートする場合は、何について、どのような順番で会議を進行するのか、アジェンダを用意し事前に参加者に共有しておくことが重要です。

ミーティングの目的を共有しておく。情報共有なのか、議論なのか。

　ミーティングの目的が情報共有なのか、議論なのかを明確にしましょう。特に議論を通して結論を出したい際は、予め参加者に意見を考えておくように促しましょう。

聞き取れないときや理解できないときは聞き返す

　日本人は「話を遮ってはいけない」「理解できないのは自分のせい」といった気持ちが強いため、相手の英語が聞き取れない場合や理解できない場合でも、なかなかその場で聞き返すことができません。しかし、上述のとおり議論型のミーティングでは、「発言や質問＝貢献」という考えがあるため、質問によって相手のメッセージをクリアにすることは重要な参加姿勢の1つです。相手が言っていることが聞き取れなかった際は、後で聞くのではなく、その場で聞き返すようにしましょう。

相手に聞き返す際は、以下のフレーズが適切です。

・Could you say that again, please?

（もう一度、仰っていただけますか？）

よく使うフレーズを覚えておく

　英語でのミーティングでは、よく使われる定型的なフレーズを覚えておくと便利です。ファシリテーターになる場合も参加者である場合も、定型フレーズを知っているとミーティングがスムーズに進んでいきます。以下では、場面別に英語でのミーティングで使えるフレーズをまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

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【場面別】英語でのミーティングで使えるフレーズ集

ミーティング開始前に使える英語フレーズ

・Thank you all for coming today.

（本日はご参加いただきありがとうございます。​）

・Would anyone like something to drink before we begin?​

（始める前に何か飲み物が必要な人はいますか？​）

ミーティング開始時に使える英語フレーズ

・Well, it’s 9 o’clock. Let’s get started.​

（9時になりました。始めましょう。​）

・Let’s confirm the purpose of this meeting.

（本ミーティングの目的を確認しましょう。）

・Why don’t we start by introducing ourselves?​

（自己紹介から始めましょう。​）

・Let’s confirm the purpose of this meeting.​

（本ミーティングの目的を確認しましょう。​）

・Let’s aim for a three o’clock finish.​

（３時終了を目標にしましょう。​）

ミーティングで自分の意見を伝えたいときに使える英語フレーズ

・I’ve got two points to make about this.

（これについては、２つポイントがあります。​）

・Let me comment on X.

（Ｘについてコメントさせてください。）

・I favor A over B.​

（ＢよりＡの方がいいと思います。​）

・The main advantage of X is that it …​

（Ｘの利点は…です。​）

・Firstly, ... Secondly, ...  Thirdly, ... Finally, ...

（第一に…、第二に…、第三に…、最後に…​）

・Let me give you an example.

（例を挙げさせてください。​）

ミーティングで賛否を伝えたいときに使える英語フレーズ

・I agree with you, Sam.​

（サム、私もあなたに同意します。​）

・I completely agree with you.​

（あなたに完全に賛成です。）

・Basically, I have the same idea.​

（基本的に私も同意見です。​）

・I’m afraid I disagree with that idea.​

（あいにくその案には同意しません。​）

・With respect, that is just not feasible.​

（失礼ながら、それは実現可能ではありません。​）

・You have a point there, but ...​

（その点には一理ありますが、しかし…​）

議論に割り込むときに使える英語フレーズ

・John, may I interrupt you for a moment?​

（ジョン、少しだけ割り込んでもよいですか？​）

・I’m sorry to interrupt you, Mari, but ...​

（マリ、遮ってしまってすみませんが…​）

・May I say something here?​

（発言してもよろしいでしょうか？​）

・Could I just comment on that point?

（その点について、ちょうどコメントを述べてもいいですか？​）

・Could I come in at this point?​

（ここで話に入ってもよいですか？​）

・Is this a good moment?​

（今、大丈夫ですか？​）

・I wonder if I could comment on that last point?​

（最後のポイントにコメントしてもよいですか？​）

・You know, it seems to me that …

（私にしてみると…）

ミーティングで繰り返しや説明を求めしたいときに使える英語フレーズ

・Could you say that again, please?

（もう一度言っていただけますか？）

・ Sorry. I couldn’t catch what you said. Please repeat it.​

（すみません、聞き取れませんでした。もう一度お願いします。）

・Sorry. What exactly do you mean by …?​

（すみません。…とは具体的にどういう意味ですか？​）

・I’m not quite clear on that point. Could you rephrase it, please?​

（その点についてよく分かりません。別の言い方で説明していただけますか？​）

・I’m sorry. Could you give us an example, please?

（すみませんが、具体例を挙げていただけますか？​）

・What’s your position on that?​

（この点について、あなたの立ち位置はどこですか？​）

・Actually, don’t you think …?​

（実のところ、…とは思いませんか？​）

ミーティングで進行を促したいときに使える英語フレーズ

・Shall we move on to the next item?​

（次の項目へ移りましょう。）

・Let’s turn to the third item on the agenda.​

（アジェンダの3つ目の項目に行きましょう。​）

・We seem to have dealt with point A. Let’s move on to point B.​

（ポイントＡについては十分話し合いました。ポイントＢへ移りましょう。​）

・Franco, would you like to tell us about the sales situation in Italy?​

（フランコ、イタリアの販売状況について話してくれませんか？​）

ミーティングを終わらせるときに使える英語フレーズ 

・So we have agreed …​

（本日の合意事項は…​）

・We need to do …​

（私たちが行う必要があることは…​）

・Let’s end the meeting here.

（これにて会議を終了しましょう。）

・Thank you all for your time today.

（皆様、本日はお時間ありがとうございました）

オンラインミーティングで使える英語フレーズ

・Let me share my screen.

（私の画面を共有させてください。）

・Can everyone see the screen?

（皆様、画面は見えますか？）

・Could you share your screen?

（画面を共有していただけますか？）

・I have put the agenda in the chat for your reference.

（参考までにチャットに議題を入れておきました。）

・Please make sure your name is visible on the screen.

（お名前が画面に表示されるようにしてください。）

• Please wait a moment while I put you into breakout groups.

（ブレイクアウトルームに皆さんをお入れしますので、少々お待ちください。）

・Sorry, I had trouble joining the meeting.

（すみません、ミーティングに入るのに不具合がありました。）

・I’m going to leave the meeting and join again. 

（一度退出してまた参加することにします。）

・Elena, you’re on mute. 

（エレナさん、ミュートになっていますよ。）

・Vivek, please unmute your mic. 

（ヴィヴェックさん、マイクのミュートを解除してください。）

・I think the problem may be on my side.

（問題は私の方にあるようです）

・I’m having a technical problem.

（機器・通信の問題が起きているようです。）

・I’m having a problem with my connection.

（接続が上手くいかなくて困っています。）

・I need to restart my computer.

（パソコンを再起動する必要があります。）

・I’m sorry, but we can’t see that.

（すみませんが、 皆にそれが見えていません）

・I’m sorry, but we can’t hear you.

（すみませんが、お声が遠いようです。）

・Let’s take a few questions from the chat.

（チャットでの質問をいくつか取り上げてみましょう。）

まとめ

　英語でのミーティングに苦手意識を持つ人は多くいますが、事前にしっかり準備しておけば、十分に役割を果たすことができるはずです。今回ご紹介したようなフレーズを習得しながら、入念に準備を進め、自信を持ってミーティングに臨んでください。

英語でのミーティングに関するよくある質問

Q：初対面の外国人とミーティングをする際に気を付けることは？

A：初対面の外国人とミーティングをおこなうときは、相手との距離を縮めることを意識しましょう。日本人は遠慮しがちですが、できる限りオープンな姿勢でミーティングに臨んでください。

　初対面の相手に限りませんが、距離を縮めるためには「スモールトーク」が重要です。スモールトークとは、ちょっとした雑談や世間話のことですが、初対面の緊張を和らげる効果があります。それだけでなく、ビジネスの本題に入る前に、相手との信頼関係を構築するための重要な手段でもあります。以下は一例ですが、積極的にスモールトークを切り出していきましょう。

・How was the weather in Bangkok when you left?

（出発されるとき、バンコクの天気はどうでしたか？）

・Is this your first time in Tokyo?

（東京は初めてですか？）

・Tina, have you already met Franco and Susan?​

（ティナ、フランコとスーザンには会ったことがありますか？​）

Q：会議が脱線したら、司会はどう言うべき？

A：英語でのミーティングに限った話ではありませんが、会議中に話が脱線するのはよくあることです。もし、あなたが司会を務めているのなら、できるだけ脱線を避け、議題に沿って打ち合わせを進められるように努めてください。それでも脱線してしまったら、以下のようなフレーズで軌道修正を図りましょう。

・I’m afraid that’s outside the scope of this meeting.

（すみませんが、それは本ミーティングの範囲外です。）

・We’re beginning to lose sight of the main point.

（メインポイントを見失い始めています。）

・Can we come back to that point later?

（その点については後で話し合ってもよいですか？）

・Let’s keep that for any other business.

（それは「その他の事項」で取り扱いましょう。）

・Let’s deal with that point at Thursday’s meeting.

（その点については木曜日のミーティングで話し合いましょう。）

・Let’s table that for now.

（とりあえず、それは後回しにしましょう。）

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