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説明力とは?説明力を高めるメリットや方法、説明に役立つフレームワークを解説

説明力は、ビジネスにおいて重要な能力の1つです。しかし、説明力を高める具体的な方法がわからず、困ってしまう人は多いでしょう。そこで本記事では、説明力を高めるために必要な6つのポイントを解説します。説明力を高めるメリットや、便利なフレームワークも紹介するため、ぜひ参考にしてください。

目次[非表示]

  1. 1.説明力とは
  2. 2.説明力を高めるメリット
  3. 3.説明力が高い人の3つの特徴
  4. 4.説明力を向上させる方法
  5. 5.非言語コミュニケーションを意識することも大切
  6. 6.説明のときに役立つフレームワーク
  7. 7.まとめ

説明力とは

説明力とは、物事の要点をわかりやすく伝える力のことです。ビジネスにおいては、取引先や上司、チームのメンバーなど、相手に何かを説明するシーンが数多くあります。そのため、説明力を高めることは、ビジネスの成功につながる大切な要素です。

説明力は、以下の3つで構成されるといわれています。

・相手が求めている情報に絞って説明する
・相手の理解力に合わせて説明する
・相手の感情に配慮して、納得してもらえるように説明する

説明力を高めるメリット

説明力を高めると、ビジネスシーンにおいては次のようなメリットを期待できるでしょう。

取引先からの信頼を得やすくなる

説明力が高い人は、自社の製品やサービスを魅力的に伝えられるため、商談が成立しやすくなります。

また、相手に伝えるべき内容を的確に説明できるので、取引先からの信頼を獲得できるでしょう。そうして取引先と良好な関係性を保てれば、取引を長期にわたって継続できる可能性も高まります。

取引先との商談が多い営業担当者にとって、説明力は欠かせない能力の1つといえます。

上司から承認を得られやすくなる

企業における業務の多くは、チームワークとして周りと連携しながら進めていくものです。なかでも、業務を遂行する際には上司からの承認が必要になる場面が少なくありません。

説明力が高い人は、その業務が必要な理由やこれまでの経緯などを的確に伝えられるため、上司から承認を得やすくなります。また、従業員の優秀な意見を取りこぼすリスクも下がるため、企業にとってもメリットが大きいでしょう。

業務効率が高まる

日々の業務において、誰かに何かを説明しなければならない場面は多いものです。説明力が高ければ一度の説明で相手を納得させやすくなり、説明にかかる時間が削減されます。説明を受ける側もスムーズに業務に取りかかれるため、互いの業務効率が高まります。

反対に、説明力が低いと、相手に理解してもらうために何度も説明をしなければならず、他の業務にかける時間が圧迫されてしまうでしょう。

説明力が高い人の3つの特徴

説明力が高い人には、次のような共通点があります。

要点をまとめることがうまい

説明力が高い人は、話の要点をまとめることがうまい傾向があります。相手に伝えるべきことを事前に整理してから話すので、本当に大切な内容だけを的確に話すことが可能です。一方、説明力が低い人は話の要点がわかりづらく、話が途中で脱線しやすいため、とりとめもない話で説明が長引いてしまうことがあります。

専門的な言葉を多用しない

専門用語や難しい言葉を多用せず、誰にとってもわかりやすい言葉で話すことも、説明力が高い人の特徴です。

誰かに何かを説明する際には、相手に伝わる言葉を使うことが大切です。自分が説明をする立場になるとき、相手はその話の領域について詳しく知らない場合もあるため、、なるべく平易な言葉を使って説明することが重要となります。

主語を省略しない

説明する際、自分のなかにある前提を相手に共有していないことを失念し、主語がないまま話を進める人は少なくありません。しかし、説明を受ける相手は経緯や現状を理解していない場合が多いので、主語を省略すると話がうまく伝わらない可能性があります。

説明がうまい人はこの点を理解し、主語を省略せずに話す人が多いでしょう。

説明力を向上させる方法

ここからは、説明力を向上させるために気をつけたい6つのポイントを解説します。

説明の目的を明確化する

物事をうまく説明するためには、説明の目的を明確化することが大切です。目標を設定すると、相手に伝えるべき内容が明確になり、話をわかりやすくシンプルにまとめることができます。

なお、説明の目的は、説明を受ける側の意図によって決まるものです。たとえば相手が情報報告を求めている場合と、意見を求めている場合とでは、説明の仕方が異なります。

相手に説明する際は、なんのために説明するのかを明確にしてから話し始めてみましょう。

説明の型を身につける

相手にわかりやすく説明するためには、頭に思い浮かんだままに話すのではなく、人が話を理解しやすい構成に沿って話すことが大切です。「話すこと」と「構成を考えること」の同時進行は容易ではないため、説明の型をある程度考えてから話すことをおすすめします。たとえば、次のような流れを意識するとよいでしょう。

1.話のテーマを伝える
2.要点の数を伝える
3.要点を1つずつ説明し、具体例や根拠を話す
4.結論をまとめる

ポイントは、話の方向性や結論を最初に示すことです。

相手に合わせて伝え方を変える

説明をするうえで最も重要なことは、相手に伝わるかどうかです。たとえば、専門知識があることを前提とした話し方は、一緒に働く同僚や上司になら通じたとしても、異業種の取引先には理解してもらえない可能性が高いでしょう。そのため、説明をする際は自分の前提ではなく、相手の前提を意識して伝え方を工夫することが大切です。

また、情報や知識量の差だけではなく、相手の価値観やリテラシーに合わせて言葉を選ぶことも重要です。

「たとえ話」を取り入れる

相手に合わせた「たとえ話」は、説明の内容をぐっとわかりやすくしてくれます。その分野に精通していない人にとってはわかりにくい内容も、相手が親しみのある内容にたとえれば話を理解しやすくなります。

たとえば「製造工程における『品質検査』は、料理でいうと『味見』にあたります」というように、身近な例でたとえると、詳しくない人にも伝わりやすいでしょう。

数字や事例を織り交ぜる

わかりやすく説明するためには、話の内容に具体性をプラスすることも重要です。たとえば、ただ単に「多くのお客様にリピートしていただいている」というよりも、「○%のお客様がリピーターになってくれている」と伝える方が説得力が増します。

話の内容的に数字を取り入れられない場合は、見聞きしたことや実体験に基づく事例を織り交ぜながら話すとよいでしょう。

声のトーンや話すスピードに注意する

話す内容や構成だけでなく、声のトーンや話すスピードなどに注意することも大切です。早口な人や、声が小さく聞き取りにくい人などは、話の内容がよくても相手に伝わりづらく、損をしてしまいます。そのため、説明力を高めるには「発声」も含めた話し方に注意する必要があります。

そこで、説明力を高めたい場合は、発声練習を取り入れることもおすすめです。特別なトレーニングを受けなくても、胸を張り、お腹から声を出すことを意識するだけで普段よりも大きな声が出るようになります。また、口を縦に大きく開けるようにすると、声が出やすくなり、早口の解消にもつながります。

非言語コミュニケーションを意識することも大切

非言語コミュニケーションとは、視線や表情、身振り手振りなど、言葉以外を使ったコミュニケーションのことです。また、上記の声のトーンや話すスピードなども非言語コミュニケーションの1つです。相手に説明する際には、非言語コミュニケーションが言葉でのコミュニケーション以上に重要な役割を果たすことがあります。

たとえば、説明のときには目をしっかり見て話すようにすると、相手に誠実な印象を与えられます。日本人は非言語コミュニケーションを苦手としている傾向があるからこそ、身につければビジネスパーソンとして差をつけられるでしょう。

説明のときに役立つフレームワーク

ここからは、説明のときに役立つ2つのフレームワークを紹介します。

PREP法

PREP法とは、「Point(結論)」「Reason(理由)」「Example(具体例)」「Point(結論を繰り返す)」の順番に話を展開するフレームワークです。最初に結論を伝え、その理由と具体例を説明し、最後にまた結論を印象づけることで話に説得力を持たせられます。

また、はじめに結論を明確にするため、伝えたいことを理解してもらいやすい点もメリットです。最初と最後の「Point(結論)」は、できるだけ短く端的に表現するようにしましょう。

SDS法

SDS法とは、「Summary(要点)」「Details(詳細)」「Summary(要点)」の順番に話を展開するフレームワークです。まず話の要点を伝えることで相手に概要を示してから、詳細の説明に移ります。

要点で詳細をサンドするので一見するとPREP法に似ていますが、PREP法は具体例も交えながら詳細を解説するため、聞き手の理解を深めたい場合に適しています。一方、SDS法は必要な情報を迅速に伝えられるため、用件を手短に伝えたい場合におすすめです。

まとめ

説明力が高い人は、職場や取引先からの信頼を獲得し、ビジネスを円滑に進めることができます。説明力を高めるためには、説明の目的を明確化したうえで、相手の前提を意識して話すことが大切です。この記事で解説したポイントを参考に、説明力を高めるためのトレーニングを実践しましょう。

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LM編集部
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