社内報とは?種類や目的、運用ポイントやネタの考え方を解説

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社内報とは?

社内報とは、社内広報を行うためのツールであり、社内コミュニケーションの一つの手段です。会社理念や経営者の考え方を伝えたり、社員の活躍や想いを共有したりすることで、社内のコミュニケーションを活性化します。 最近では、コロナ感染防止の観点からリモート勤務を実施する企業も増えていますが、リモート勤務で増加しがちな慢性的なコミュニケーション不足を防ぐため、社内報の重要性はますます高まっているといえるでしょう。

■社内報の位置づけを考える

「社内報」というと、その体裁や役割だけがクローズアップされ切り出されがちです。ですが、社内報を企画・発行する際にはまず、社内コミュニケーション全体に鑑みて、自社における社内報の位置づけを考える必要があります。

「組織」・「個人」とコミュニケーション

■大前提としての社内コミュニケ―ション

社内報を考える大前提として、社内コミュニケーションに関する考え方を整理してみましょう。社内コミュニケーションを効果的に設計する必要性は、我々LMGが考える「個人観」と「組織観」に紐づいています。ここでは、我々が考える社内コミュニケ―ションの重要性について、少しご紹介します。 まずは「個人観」です。我々LMGは「個人」を「合理的な経済人」ではなく「限定合理的な感情人」と捉えています。 一般的に、「仕事を進め成果を上げる上で人間は、合理的に判断し、経済合理軸に則っている」と考えられがちです。しかし本来、人間とは「感情的」な生き物です。金銭的報酬の獲得だけを判断軸にして、完全に合理的に行動を選択しているわけではありませんし、必要な情報だけをインプットしアルゴリズムに則って動く機械でもありません。仕事のやり甲斐を持ち、貢献観や達成感を感じ、仲間を思いやることでモチベーションを高めて働く生き物なのです。 「組織観」についてはどうでしょうか? 我々は「組織」を「要素還元できない協働システム」であると考えます。組織は、たとえその構成員の1人が入れ替わっただけでも質的に変容します。5人の組織は、単なる5人の個人の集まりではなく、5人の構成員がお互いに影響を与えつつ機能する協働システムなのです。 このような観点に立って組織と個人の成長・発展を考えた場合、最も重要視されるべきは、組織の血流ともいえる「コミュニケーション」です。そのコミュニケーションの量と質を高めることで、組織と個人の質と成果は最大化します。だからこそ我々は、細心の注意を払って社内コミュニケーションの設計を行うことが重要だと考えるのです。

社内報と社内コミュニケーションの設計

■社内報の相対的な位置を明らかにする

社内報を考える際には、まず社内コミュニケーション施策の全体像と、相対的な社内報の位置を明らかにし、自社の社内報が負うべき役割を明確化することが必要です。 社内コミュニケーションの機能を「情報提供・収集の機会」として捉えると、そこで扱うべき情報は非常に多く存在します。経営者から全社に向けた年度方針なのか、中堅社員から新入社員への期待の伝達なのか、社員同士のナレッジ共有を行いたいのか。数多くある情報について、それぞれの中身を精査し、対象や特徴を明らかにします。 情報を送るべき対象や、手段・媒体も多岐にわたります。例を挙げれば、全社総会や社長講和の場から、入社式、会議体(全社・部門・課単位)、イントラサイト、社内報、一斉メールなどです。その中で、会社として利用可能なコミュニケーションの対象・手段・媒体を選別し、それぞれの目的・役割を整理します。今回のテーマである社内報についても、それがどんな位置づけにあり、どんな目的・役割を持つべきかを設定します。 その上で、情報コンテンツと手段・媒体とを最適な形で組み合わせ、設計を行うことが肝要です。何の情報を、「時期:いつ(タイミング・頻度)」、「対象:誰に(階層、部門、その他属性など)」、「手段:どのように(媒体)」行うかを検討することで全社のコミュニケーション施策を設計します。ここで、各社における社内報の独自の相対的な位置づけや役割が決まってくるのです。 ここまでが、自社の社内コミュニケーション施策における社内報の位置づけの確認です。この社内コミュニケーションの全体設計は、会社の既存の施策との兼ね合いもあり、必ずしも一から設計しなおせるわけではありません。 しかし少なくとも、社内報の企画・発行を検討する際には、一度はそれぞれの手段・媒体の役割を確認することで、社内報にしか負えない役割や位置づけが何であるかを抑えておくことは重要だといえるでしょう。

社内報の目的や重要性

■社内報の目的

社内報の目的とは何でしょうか? 社内報の目的は、会社の置かれた状況や社内コミュニケーション施策上の目的から導き出されることもあり、各社によってさまざまです。しかし、以下の4つは代表的なパターンと言えます。

①理念・ビジョン・経営方針等の共有

会社の理念やビジョン、年度方針、行動指針などの共有、浸透を目的としたもの。自社の理念の内容や解釈は、お題目を掲げるだけでは共有されません。社内の様々な立場の人がそれらをどう解釈し、業務上でどう生かしているかを紹介したり、現場の活用事例を紹介したりすることで、各人が理念を「自分事化」している状態を広く共有し、理念・ビジョンの共有・浸透を推進します。 中には、理念浸透施策の一環として、各浸透プロジェクトの発信の場や、定期的なプロジェクトの進捗共有に社内報を活用する場合もあります。

②部門間の連携、ノウハウの社内共有

部門間の連携や、ノウハウ・ナレッジの共有・伝達を目的としたもの。部門ごとの専門性を生かした連携を成功事例として詳しく取り上げることで、後に続く連携案件の増加につながります。 また、他部門でも活用されうる業務上の工夫やノウハウ・ナレッジは、共有することで企業全体としての財産になります。社内の業務マニュアルには掲載されていない新しい情報や、現場の従業員の顔の見える形での仕事紹介、組織・個人業績表彰の発表やベストプラクティスの紹介なども、この目的で発行される社内報の重要な役割です。

③外部情報・顧客情報の取り込み

外部環境の分析や、顧客・株主・近隣コミュニティの情報など、自社以外のプレーヤーが発信源となる情報の共有を目的としたもの。業界のトレンド・趨勢をわかりやすく解説したり、お客様からの声を共有したりします。自社製品・サービスに対するお客様からのポジティブ・ネガティブ双方の意見を交えたフィードバックや、普段なかなか知ることのできない近隣コミュニティの様子は、自社業務に新たな発想や視点をもたらし、社内コミュニケーションの活性化に寄与します。

④従業員の相互理解

従業員の相互理解や一体感の醸成を目的とするもの。最近ではこれだけを目的とする社内報は少なく、上記①~③の目的に加えて設定されることが多くあります。社員のプライベートを共有する機会が少ない企業も多い中、部門や部署、雇用形態を問わず行う人物紹介や、イベント、同好会に関する情報などは新鮮に映ります。 他部門、海外拠点に所属する従業員を紹介することで、部門・国境を越えた一体感の醸成や自社へのロイヤリティの高まりを期待して行う場合もあります。

社内報の種類と各媒体のメリット・デメリット

■社内報の種類

昨今の社内報には、多様な種類・形態のものが存在します。冊子や新聞、ポスター形式といった昔ならのものもあれば、専用アプリや動画配信、イントラネットなど電子化を進める事例も多くあります。 社内報として最もふさわしい媒体は、各社社員の働き方(社内/社外/在宅勤務の状況、PCやスマートフォンの保有状況、職場環境、イントラ等の整備度合)によって異なりますが、大きくは「紙媒体」と「電子媒体」で特徴が分かれるでしょう。 近年では、PDF等のファイル配布を含め、電子媒体での共有が多数を占めている状況です。しかし、電子媒体の補完的な意味合いだけでなく、認知度や閲覧率を上げる目的のために、印刷と発送の手間暇をかけて、昔ながらの紙媒体での発行を続けている企業も少なくありません。中には、社内報専用のファイルを制作・配布し、社内ナレッジとして個々に蓄積できる形へと誘導している場合もあります。

■紙媒体のメリット・デメリット

紙媒体は、古くからなじみのある形状です。メリットとしては、オフィス集約型の職場環境であれば、「紙の資料」として手に取る機会が多くなるため、閲覧率の高さがダントツでしたが、リモートワークが急速に拡大してきた現在、そのメリットは減少しています。しかし、紙媒体ならではのデザインの自由度や独自性の出しやすさ、印刷上の視覚的な効果などは、依然として健在です。また、比較的長い記事を読ませるのには、まだまだ紙媒体に軍配が上がります。 一方で、印刷や配送に時間やコストがかかり情報の即時性が低くなること、また、読後の感想やアンケートを取ることが難しい「一方向のツール」であることはデメリットとも捉えられるでしょう。

■電子媒体のメリット・デメリット

Webやアプリ、PDFや動画などのファイル等を使った電子媒体での社内報は、何といっても、条件さえ整えば、場所を選ばずに閲覧できる手軽さでしょう。ホットな情報を即座に共有できる即時性や、検索性、編集の柔軟性などもメリットとして挙げられます。感想の共有やテキストでの発信が容易であり、動画や他システムへのリンクを掲載するなど、関連情報への連携・アクセスができることも特徴です。 一方で、PC・タブレット・イントラネット等の、電子コミュニケーションへの基盤投資の度合いによって閲覧が制限されること、閲覧の有無が読者の意思にゆだねられているため紙媒体に比べると閲覧率が低下しがちであることはデメリットです。また、電子媒体ならではの誤送信や大規模な情報漏洩、目的外の複製といったセキュリティ上のリスクを心配する声もあります。 紙媒体と電子媒体では、どちらも一長一短があります。社内報の発行に関する自社の目的や、期待する効果、設備等の制約に鑑みながら、各社のニーズに合わせて選択することが必要です。

社内報を作成・運用する上でのポイントとは?

■社内報の大方針を決める

社内報の目的や役割、使用媒体が決まったところで、編集方針の策定に入ります。 まずは、社内報の社内コミュニケーション上の目的に沿う形で、実際にどのような方針で社内報という媒体を編集・運営するのかを決めていきます。これは、他の施策との棲み分けや、その時点での組織上の要請にも左右されます。 ここでは具体的に、対象層がどのような読者であって、どのような情報を発信していくのが良いのかをイメージしながら設定します。この設定が明確であればあるほど、ポイントの絞られた社内報の企画につながるとともに、発行後の記事の検証や次の計画の立案が容易になります。組織体制の変更や、コミュニケーション施策の見直しといったタイミングで数年おきに見直すのが良いでしょう。

■年度のテーマ・年間計画を決める

次に、年度のテーマ・方針を決めます。これは自社の中長期の経営計画や年度毎の経営方針と照らし合わせながら、社内報の目的に照らした切り口で毎年更新します。テーマは必ずしも1つとは限りません。そして年度テーマを決めたら、年間計画を立てます。年度のテーマに沿って各号のテーマや特集記事、その他のコンテンツを決めていきます。

■運用体制・発行頻度を決める

運用体制については、所管部署のリソースを基に整備を進めます。編集やデザインなど要所要所で信頼できる外部パートナーの協力を仰ぐのも良いでしょう。 多彩でリアリティのあるコンテンツを確保するには、インタビューや執筆依頼を通じた各部門からの協力が欠かせません。進行管理とクオリティコントロールを徹底しつつも、日頃から各部門との協力関係を密にし、関係各所を巻き込みながら、充実した社内報の制作を実現させましょう。 発行頻度については、社内コミュニケーション施策上の位置づけと、年間テーマの展開に必要な制作リソース、更には実際の人員体制と予算を睨みながら、柔軟に決定していくのが良いでしょう。

社内報の企画を考える

社内報の大きな枠組みが決まったら、いよいよ具体的な企画を考えていきます。年度のテーマや方針に沿い、伝えたい内容を、読者に興味をもって読んでもらう工夫が必要です。

■社内報における企画とは?

社内報のコンテンツは、各号の中心となる特集記事と、連載として掲載するコーナーを、新規性と継続性のバランスを考えながら企画していきます。 特集は、毎号さまざまなテーマを深く掘り下げて取材し、多面的な視点を取り上げながら読ませる内容で、通常は複数の記事で構成されています。連載は、1つのテーマ(人物やイベント、事柄、事例など)を継続的に読ませる内容で、一つの切り口からその時々の旬な情報を紹介することができます。 社内報の目的や読者の興味にリーチしながら企画を練っていきますが、毎号の特集は変わっても、自社の社内報「らしさ」を感じられる一貫性を保つことは重要です。 以下では、これらを企画・執筆する際のポイントを紹介します。

■ターゲットを決める

まずは特集や連載のメインターゲットを決めます。社内報の対象である「読者層」と言っても、年齢や業務、興味の対象は幅が広く、全ての人に興味を持たせようとすると、記事の輪郭がぼやけてしまい、結果として面白みに欠ける内容になってしまいます。 記事の読者の「ペルソナ」(典型的な読者像)を設定し、そのペルソナが興味を持つ情報、切り口、視点にはどんなものがあるのかを検討しながら、情報収集や取材、編集の詳細を決めていきます。

■「読む体験」をイメージする

社内報の目的が明確で、テーマや特集記事の具体的なターゲットも決まると、伝えたいコンテンツが色々と出てきます。しかし、それらを書き手の都合で一方的に羅列するのではなく、読者の視点に立った構成で組み立てることが重要です。 内容を分かりやすく伝えるために記事の順番はどうしたらよいか、興味をもって読んでもらえる展開にするには何が必要か、など、読者が実際に記事を読み進める時の「体験」をイメージしながら、全体の構成を検討します。

■読んで役に立つ情報を載せる

仕事上のノウハウなど、業務に直結するものはもちろんですが、会社勤めをする中で間接的に役に立つ情報も読者の興味のあるところでしょう。例えば、社内の就業規則や福利厚生、アプリの使い方、健康・法律などのお役立ち情報は、短時間でちょっとした学びにつながります。

■読みやすく、簡潔な構成を心がける

どんなに特集記事のテーマが興味を惹かれるものであっても、読みやすく分かりやすい構成でなければ、興味を引き続けることはできません。基本的には、導入(結論の提示)、概要、具体例、補足、まとめ(結論の再提示)といった流れで記事を構成すると、読みやすく、記憶にも残りやすい企画を構成できます。これは各記事の文章を執筆するときにも意識すべきポイントです。

社内報の目的に合わせたコンテンツ例

以下では、上述の「社内報の目的」に照らしたコンテンツ例をご紹介しましょう。

①「理念・ビジョン・経営方針等の共有」を目的とした場合

年度はじめのタイミングで、経営者からのトップメッセージなどで、理念やビジョンの由来や意味について立ち戻り、目線を揃えます。理念浸透に関する社内の新たなプロジェクトや取り組みを取り上げてその進捗を発信したり、各階層、各部門の一人ひとりが、理念に対するどんな想いをもって日々業務に取り組んでいるかを取り上げ、具体的な行動指針として紹介したりするのも効果的です。業務を通じて自社の理念を体現したと考えられる事例を取り上げ、実践例として発信するのも良いでしょう。

②「部門間の連携、ノウハウの社内共有」を目的とした場合

部門連携の取り組みを紹介したり、ナレッジの共有を行います。また、ロールモデルとして取り上げる社員を階層別にクローズアップし、日常業務への取り組み方や一日の過ごし方、ワークライフバランスのとり方などを紹介するのも良いでしょう。上司と部下のペアで取り上げ、人材育成のポイントを日常のやりとりを通じながら紹介するのも効果的です。

③外部情報・顧客情報の取り込み

外部環境のトレンドを業界の専門家の解説とともに伝えたり、社内の第一線で活躍する社員に説明してもらったりするのは、最も分かりやすい取り上げ方です。客観的に自社を捉えるという切り口で、自社に転職してきた社員や他企業で活躍するOPに、内外両面から見た自社の特徴をインタビューすることも面白い取り組みです。

④従業員の相互理解

特定のテーマを切り口に社員を紹介したり、社員同士の座談会・インタビューを行うのが良いでしょう。自社に福利厚生のサークルや同好会があれば、集まりの活動の紹介や部員募集のお知らせなどもコミュニケーションを活性化させる一助になります。従業員の相互理解のみを目的にした社員報や特集記事は少なく、小さなコーナーでの扱いが主流ですが、新卒社員の一括採用を行っている企業では新卒社員をテーマに大きく特集を組み、採用プロジェクトの紹介と合わせて新入社員ひとりひとりの紹介を行うのも良いでしょう。

社内報のPDCAのポイント

社内報の作成においても、通常業務と同様にPDCAを回して、目的の達成度合いや期待する効果の検証を行い、継続的な改善活動を行うことが大切です。

■効果測定をする

社内報を継続的に発行する中では、読者に興味をもって読んでもらえているか、特集や連載コーナーが、社内報や企画の目的や企に合わせて狙った効果を得られているかを丁寧に確認していきます。そのためには、読者からのフィードバックを得る仕組みを可能な限り事前に埋め込んでおき、今後の企画や運営の改良につなげていきます。 効果測定としては、①スケジュール通りの進行、②閲覧率、③目的に照らした効果、の観点から検証をすると良いでしょう。 Webやアプリの社内報であれば、閲覧確認や読後アンケートの実施は比較的容易です。紙媒体で発行する場合には、別途アンケートフォームを作成して、記事への感想や反応を確かめることが必要です。アンケートでは見えにくいニーズや反応を確認するために、読者や取材対象へのヒアリングの場を設けることもできるでしょう。 いずれにせよ、社内報を発行するごとに定量・定性的な検証を行って、振り返ることが大切です。その内容は、次のテーマの企画、進行管理の改善に加えて、経営層への結果報告や新たな取材対象への協力要請などに繋げることができるでしょう。

■閲覧率を上げるための

紙媒体の社内報を作成し、担当が一部一部手渡しをしていけば、閲覧率は上がるでしょう。しかしWebやイントラなどでの公開の形をとる場合には、閲覧率を上げるための具体的な施策が必要となります。 メールやSNSを使った社内報サイトへの誘導や、アプリ上のプッシュ通知の利用、ポスター等の掲示なども有効です。また、会議で記事の一部を取り上げてもらったり、役職者から閲覧を呼びかけてもらうことも有効でしょう。 何よりも強力な閲覧率向上のカギは、社内の話題になるような面白く愛される社内報づくりです。それを実現するためには、自由な発想に基づく魅力的な企画立案と、アンケート分析、情報収集、取材といった地道な制作活動が肝要であることは間違いありません。

LMG社内報特集事例

LMGでは専門の広報部隊が、「LM TIMES」というイントラネット上の社内報を月1回のペースで発行しています。自社の課題解決を目的に、グループ内で問題意識が高まっているテーマをタイムリーに取り扱っています。以下、「LM TIMES」の特集事例をいくつかご紹介しましょう。

・部門別表彰の裏側を探る:部門表彰受賞の背景にある、部門と個人のドラマを紹介。

1.部門表彰とは(表彰制度の歴史、意味、位置づけを解説) 2.昨年度 優勝部門インタビュー(部門の一体感がどう高まり成果に繋がったのかを紹介) 3.本年度 表彰候補部門の紹介(表彰部門としてノミネートされた部門の活動を紹介)

・形式的な目標設定面談に喝!:面談の機会を十分に活用するためのポイントとナレッジ紹介。

1. わが社の人事制度とは?(そもそもの目標設定制度の考え方を解説) 2. 「面談の質」が成長の差を生む(効果的な目標設定面談の内容を紹介) 3. 「振り返り」から「学び」への昇華(振り返り面談からの学びの活用方法の紹介)

・小笹会長に学ぶ経営人材への道:経営人材としての成長を創業者の軌跡を事例に学ぶ。

1. History(本人の人生を、写真を交えて紹介する) 2.人生のターニングポイント(人生やキャリア上の転機となった出来事を紹介) 3. 各フェーズでの心構え(変化の前後で自分の心構えをどう変えてきたかを紹介)

・エンゲージメントサーベイの使い方:組織状態を知るサーベイの効果的な活用方法を学ぶ

1. エンゲージメントサーベイとは(サーベイの開発の思想、構造を解説) 2. 「課題」だけにアプローチしない(強みと弱みの見極めと課題解決の方向性を紹介) 3. 組織問題の解決には周囲を巻き込む(組織長だけでなく周囲を巻き込み解決する方法とは)

記事まとめ

社内報は、組織の血流である社内コミュニケーションを活性化させるツールです。読者の問題意識や興味にフィットすれば、社内の話題の中心として大いにその効果が期待できます。しかし、本来の目的や狙いを外してしまうと、それなりの手間がかかるにもかかわらず、効果は半減してしまいます。本記事を参考に、社内報施策の新規発行や見直しにお役立ていただければ幸いです。

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