タスク管理のコツは？失敗談や効率的な管理方法、おすすめツールを解説
「タスク管理」に関して関心を持ちやすいのは、仕事をしはじめの新入社員の方々、そしてそんな方々を支えるマネージャーの方々かと思います。
マネージャーの方々には、普段のタスク管理ミーティングの際、こんなことはありませんか？
「なんでタスクが期日までに出てこないんだ！」
「メンバーのタスク進捗報告が全然上がってこない。なぜだ！」
「タスクの完了の基準がいつまでたってもずれる…」
そして新入社員の方々、以下、思い当たる節があるのではないでしょうか。
「タスクを放り投げられても、やり方分からないのにどうやってやれって言うんだよ」
「予想外に時間がかかったタスク、どう終わらせよう…どう報告しよう」
「あれ、このタスクそもそもなんでやってるんだっけ？いらないかも？後回しでいいや」
本記事では、タスク管理に関して課題感を抱え、解消したいと感じられている皆様へ、効率的なタスク管理の方法やおすすめのツールについてご紹介いたします。
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そもそもタスク管理とは
自分が任されている仕事を前に進めるため、そして他者とスムーズに協働するために必要です。
タスクを「完了」させていくために行うもので、まず仕事の全体像とかかる時間を洗い出し、「どんな順番で取り組むか」「いつまでに行うか」について計画を立て、その通りに実行し、実行できない点については修正行動をとることを指します。
タスク管理はなぜ必要なのか
もし、タスク管理ができなければ、やりたいときに、やりたいタスクを、やりたいタイミングで行うことになります。
自分だけが行う仕事であればそれでも最後になんとかすれば間に合うかもしれませんが、協働する他者がいる場合は、その方法は通用せず、迷惑をかけてしまう可能性があります。
分かりやすく例えるならば、学生時代の夏休みの宿題の中でも作文などは最後に踏ん張りが効くかもしれませんが、自由研究などになってくると地域の人にインタビューしたり、ホームセンターに研究の材料を買いに行って実験したり、事前準備がたくさん必要になってくるので、残りの数日でなんとかしようとしても難しい場合も多いです。
適切に段取りを組み、優先順位をつけてタスクを完遂させていくことで、他者に迷惑を欠けずに済んだり、最良のアウトプットに繋がったりするので、タスク管理は必要なのです。
タスク管理の本質
しかし、世の中でよく言われるタスク管理には、実は落とし穴が潜んでいることが多いのです。タスク管理とは「タスクをうまくこなすために計画し、できているか、否かを確認し、うまくいかないところを修正する」ためだけのものだと認識されていることが多いです。
ですが、単にタスクを「やった」「やっていない」を管理するだけでなく、「遂行すべきタスクをすり合わせる」というところからタスク管理ははじまっているのです。
つまり、タスク管理がうまくいかない時、実はタスクを決める段階で、既にタスクに対する認識がズレていて、未完了に終わる可能性を孕んでいた、ということです。
タスク管理は、自分自身の中で完結するものではなく、他者とのすり合わせの中で成立するものなのです。
タスク管理を行うメリットとは？
ここでは、日々の業務においてタスク管理を行うメリットをご紹介します。
■メリット①仕事内容が見える化できる
プロジェクト全体にどんなプロセスがあり、タスクがあるのかという全体像が見えないまま作業を進めても、どこまで進んだかという現状や、今日中/今週中/今月中までにどこまで進めたら良いのかというマイルストーンなど、プロジェクト成功までの進捗が分かりません。
また、チームでプロジェクトを進める場合は、誰がどのタスクを行っていて、誰に責任があるのか不明確では、確認に時間をとられ、最悪の場合ボールが落ちてプロジェクトが停滞してしまいます。
タスク管理を行うことで、まずプロジェクトを完遂するために必要なタスクをリストアップすることになります。
タスクの全体像が見えれば、スケジュールを組むことができ、チームのメンバーにタスクを割り当てていくことができます。そうすることで、プロジェクトの全体像だけでなく、誰が何をしているのか可視化できるようになるのです。
▼【組織の見える化】に関する記事はこちら
■メリット②効率よく仕事ができる
タスク管理を行うと、今自分が取り組まなければいけないことが一目で正確に分かるようになるため、タスクを遂行するために必要な細かな作業も見えてきます。そうすることで、どのタスクにどれくらいの時間がかかるのか、いらない作業は何なのか検討をつけられるようになります。
また、チームで進めるプロジェクトの場合は、全体のバランスを見てタスクを適切に割り振ることができるため、メンバーの業務過多や作業の漏れ防止につながります。
タスク管理を行うことで、無駄な作業を省くことができ、効率よく課題解決していくことができます。
■メリット③仕事の優先順位をつけることができる
頭の中で自分のタスクをきちんと整理していると思っていても、目の前にある分かりやすいToDoや、締め切りが迫っているタスクがあると、そちらを優先してしまいがちです。
また、自身のタスク量をきちんと把握していないと、新たな仕事を引き受けてしまうことでキャパシティを超えてしまい、スケジュールが過密状態になってしまうこともあります。
タスク管理を行うことで、仕事量だけでなく、緊急度と重要度まで見える化し、どのタスクに重点を置いて取り組むべきかを整理できるようになります。
そうすることで優先度が高い順に組んだスケジュールと、タスクごとに適切な時間配分ができ、優先度の低いタスクに惑わされずに仕事を進めることができます。
よくあるタスク管理の失敗「6つパターン」
適切な優先順位で、効率良く仕事を進めるには「タスクを行う前にすり合わせる内容」が重要です。この内容を分解すると、6つの要素に分けられます。
その要素とは、
【①目的・②対象・③方法・④役割・⑤基準・⑥納期】 です。
以上6点の内容がズレてしまうと、そもそもの遂行すべきタスクや、タスクの優先順位の認識がズレてしまいます。 パターンごとによくある失敗例を見ていきましょう。 なお、マネージャーとメンバーそれぞれの捉え方とズレるポイントに関して一つ一つ確認します。
■①「目的」のズレ
メンバーAさん「あれ、このタスクそもそもなんでやってるんだっけ？いらないかも？後回しでいいや」 マネージャー「このタスクは次のイベントに向けた重要な第一歩になるタスクだ。」
→メンバーとマネージャーの視野の広さや見ている先、ゴールが異なっているため、マネージャーが思っている以上にメンバーは目的意識を忘れがちになるものです。 マネージャーは定期的にメンバーに確認を行ったり、メンバーは少しでも疑問が生じたらマネージャーに都度聞いたりするアクションが必要です。
「目的」がズレてしまうと以下の5点もすべてズレてしまう可能性があるので、タスク管理において常に確認し続けるべき、非常に重要な要素です。
■②「対象」のズレ
メンバーAさん「○○タスクと△△タスクをやれば今日の仕事は終わり！」 マネージャー「Aさんは役割が変わったため○○タスクと□□タスクをやっているはず。今日仕上げに入れているかな」
→こちらはそもそも行うタスクにズレが生じてしまったという現象です。 業務範囲まですり合わせないと、メンバーが勘違いして全く別のタスクを行ってしまう可能性もあります。 役割に伴ってタスクの対象も変わってくるので、適宜状況確認のすり合わせが必要です。
■③「方法」のズレ
メンバーAさん「このタスクは前にあのやり方でやったけど、私としては別のやり方のほうがしっくりくるな。違うやり方でやろう」
マネージャー「このタスクのやり方は前にやったタスクのパターンと同じだから、きっとあのやり方でやっているはず。特に指示していないけど考えてくれるだろう」
→これはどのようなアプローチでタスクを行うか、方法に関するすり合わせができていないパターンです。どちらが正しい、ではなく、目的に応じた方法の選択も変わってくるため、常に目的ー方法の連関を意識しておくべきでしょう。
■④「役割」のズレ
マネージャー「○○タスクはAさんがやるって言ってたのになぜできていないんだ？」
メンバーAさん「○○タスクは紆余曲折あってマネージャーがやるって言っていたのになぜ私が責められないといけないんだろう」
→これは目的を達成するための互いの役割分担や責任範囲が明確に定められていないことによって起こった現象です。タスクの役割について、責任者などが曖昧になってしまうとお互いに依存し、気づけば誰もやっていない、というタスクが生じる可能性があります。
■⑤「基準」のズレ
マネージャー「タスクの完了・完遂の基準がいつまでたってもずれる」
メンバーAさん「いくらタスクをやっても、何度も突き返される…いつまで繰り返せばいいんだろう」
→これはアウトプットイメージが擦り合っていないことによる現象です。 達成すべき基準＝レベルを最初にすり合わせる必要があります。
■⑥「納期」のズレ
メンバーAさん「このタスクは終わっていないけれど、お客様の最終納期に間に合えばいいし、明日でも大丈夫だろう」
マネージャー「今日このタスクは終わっているはずだ…お客様に見せる前に一度確認したいから納期を今日に設定したけど、あがってくるかちょっと心配だな、大丈夫かな。」
これはメンバーの自己判断による納期の認識のズレが起こってしまっている現象です。 なぜこの納期になっているのかという「目的」のズレもあるかもしれないので、目的まで戻って確認することや、最終納期だけでなく、途中のマイルストーンを共有しておくことも重要です。
適切にタスクを遂行するためのポイント
それでは、適切にタスクを認識し、遂行するためにはどのようなことに気をつければ良いのでしょうか。ここでは2つのポイントをご紹介します。
■マネージャーとメンバー間で「すり合わせ」コミュニケーションを何度も行うこと
メンバーからすると、こんなに何度も目的を聞いたらしつこいと思われるのではないか、と思うかもしれませんが、後でタスクのズレが起こって出戻りが発生することで、修正に関する余計な時間が発生してしまい非常にもったいないので、積極的にすり合わせを行っていきましょう。
また、マネージャーも、慣れるまでしつこく聞いてくるメンバーを受け止めてあげるというくらいの気持ちが必要です。
すり合わせの文化がないと、上司からすると「分かってくれるだろう」と期待し、「プロフェッショナルなんだから、このくらいの行間は読んでほしい」という期待もしてしまいます。
部下からすると「終わってないけど、あとから報告するのも申し訳ない…」などと罪悪感を覚え、無意識のうちにすり合わせコミュニケーションを行わなくなってしまうことはよくあります。
そのため、仕組みとして例えば「お客様との商談の前は必ず上司と5分×2回のすり合わせミーティングを設定する」などと組織の中でルール化してしまうことも一つのやり方かもしれません。
■6つの要素が全て繋がっているのを意識し、柔軟に変更すること
前述した6つの要素のうち、「目的」が変われば「方法」が変わったり、「役割」が変われば「対象」も変わったりするなど、それぞれの要素が密接に絡み合うということを認識しながらすり合わせを行うことも必要です。
杓子定規に「このタスクを最短で終わらせられる方法は○○だ！」と決めつけるのではなく、「目的は□□だから、これを踏まえると違うやり方のほうがいい」などというすり合わせを随時行うことが求められます。
タスク管理のツールを選ぶポイントとは？
取り組むべきタスクが明確になったら、効率的に管理できるようにしましょう。
その時に役立つのが「タスク管理ツール」です。便利なツールを使うことで時間と手間が省け、業務効率が向上します。タスク管理ツールを導入する際は、自分や自社のタスク管理に合ったツールを選ぶことが大切です。選定のポイントは以下の3点です。
■ポイント①サポート体制が整っているか
タスク管理ツールは、ドラッグ＆ドロップだけでレイアウト画面を変更できるなど、操作が簡単なことをポイントにしている製品が多いです。
しかし、使用しているうちにもっと便利になる機能を入れたくなったり、デザインに変更したくなったりなど、より自分に合わせてカスタマイズしたくなることも多いと思います。
そんな時に、すぐに問い合わせできるサポート体制が整っている製品だと安心です。また、プロのデザイナーやコンサルタントによるサポートが受けられる製品であれば、ツールをより使いやすいにものにカスタマイズすることも可能です。
■ポイント②特化したい機能に対応しているか
様々な会社からリリースされているタスク管理ツールは、全て同じ機能ではなく、会社によってさまざまなタイプのものが搭載されています。そのため、導入に当たっては、自分にとってどのようなタスク管理を効率化させたいか、それに適した機能は何かを洗い出すことが大切です。
例えば、職種の違うどんなメンバーでも簡単に操作できるツールを選ぶのか、メンバー同士のコミュニケーション機能が充実しているツールを選ぶのかで、どのツールが最適なのかが異なってきます。
タスク管理全体を効率的にしたいのであれば、一定の機能がオールインワンで備わっているツールを選ぶとよいでしょう。
■ポイント③既存のツールと連携可能か
スケジュール管理ツールやメールなど、すでに自分が使用しているツールがあれば、それらと連携できるタスク管理ツールを選ぶことをおすすめします。
理由は、新しいツールが既存のツールに連携していないと、あらためてデータを移植したり一からレイアウトを作り直したりする必要が生じ、余計に手間がかかってしまうからです。
タスク管理におすすめのツール
各社からリリースされているタスク管理ツールの中から、使いやすく、かつ機能性に優れた、おすすめのツールをご紹介します。
■ツール①Backlog
Backlog（バックログ） は、Web制作、広告代理店、ソフトウェア開発などさまざまな業界で使われている国内シェアNo1のプロジェクト管理システムです。
グループタスク管理に向いているツールで、デザインもシンプルで直感的に使えるため、PC操作に慣れないメンバーがいる場合でも使いやすいです。
プロジェクト管理はもちろんのこと、課題管理からバグ管理システムまで搭載し、記録や報告が簡単にできます。
ガントチャートやマイルストーン機能もあるので、プロジェクトの進捗が一目で把握できる仕様になっています。また、タスクの担当者や期限を明確に管理できるのでミスの防止もしやすいです。
■ツール②Trello
Trelloは、柔軟性と機能性に優れていることが特徴のタスク管理ツールです。操作性も、カードを動かしながら視覚的に使えて簡単なので、効率よくタスク管理をすることができます。こちらも、グループタスク管理に向いているツールです。
基本的には、タスクの詳細が書かれた「カード」を「ボード」に貼り付けてタスクを管理します。また、タスクのステータスが変化したら、別ボードに移動するなどの利用方法があります。
その他にも、チームで使用しているアプリなどを統合できるので、プロジェクトやタスクの性格に合わせたタスク管理をすることができます。
■ツール③Notion
Notionはタスク管理やガントチャートだけでなく、メモ、社内報、カレンダー、スプレッドシート、Wikiなど色々なドキュメントを幅広く作成できるところが特徴です。
今まで複数のアプリを使わなければできなかったことが1つのアプリでできるので、情報を一か所にまとめることができます。
ユーザーはさまざまな「ブロック」というものを作ることができるので、それらを自在に組み立てることで、自分好みのページを作ることができます。
こちらはチームだけでなく個人の使用もしやすいツールになっています。
■ツール④Asana
Asanaは、世界195カ国で利用されているツールで、ワークマネジメントプラットフォームとして、プロジェクトひいては会社全体を見える化・調整することができます。デザインが分かりやすく、操作も簡単で効率的にプロジェクト管理ができます。
ひとつひとつのプロジェクトだけでなく、あるタスクを複数のプロジェクトに紐付けてそれぞれで管理したり、プロジェクトを横断して進捗や負荷状況を見ることができます。
1つのプロジェクトだけでなく、複数のプロジェクトにかけて柔軟に操作・管理することができるのはAsanaならではと言えるでしょう。
■ツール⑤Todoist
Todoistは数百万の人たちの 1 億 5000 万以上のプロジェクトにある15 億件のタスクを管理してきた、「一生使える タスク管理ツール」というコンセプトを持ったツールです。
Todoistの特徴は、シンプルで使いやすい機能とインターフェースを提供していることです。複雑な機能がなく、To Do リストとしての機能に絞られているため、幅広い層から支持され、使われています。
また、Google、Dropbox、Amazon Alexa、Slackなど60種類以上のアプリと連携することができるので、普段よく使うツールからいつでも簡単にタスクを追加できる便利な機能もあります。
記事まとめ
タスク管理は、タスクごとに具体を詳細にすり合わせるところから始まっているのです。
前出した6つの要素、【①目的・②対象・③方法・役割・⑤基準・⑥納期】 に関して、ぜひ皆さんの中でもマネージャーとメンバー間で「すり合わせコミュニケーション」を取ってみてください。慣れないうちは、すり合わせ用シートを作成するなどもおすすめです。
すり合わせを行ってタスクの全体像を理解した上で、タスク管理ツールなどを使い、より効率的に進められるよう工夫してみましょう。
よくある質問
タスク管理とは？
タスク管理とはタスクを「完了」させていくために行うもので、まず仕事の全体像とかかる時間を洗い出し、「どんな順番で取り組むか」「いつまでに行うか」について計画を立て、その通りに実行し、実行できない点については修正行動をとることを指します。
タスク管理の本質は？
タスク管理とは「タスクをうまくこなすために計画し、できているか、否かを確認し、うまくいかないところを修正する」ためだけのものだと認識されていることが多いです。タスク管理は、自分自身の中で完結するものではなく、他者とのすり合わせの中で成立するものです。
タスク管理を行うメリットとは？
タスク管理を行うメリットは以下のようなものがあります
■メリット①：仕事内容が見える化できる
■メリット②：効率よく仕事ができる
■メリット③：仕事の優先順位をつけることができる
