タスク管理の6つの落とし穴

タスクマネジメント


「タスク管理」に関して関心を持ちやすいのは、仕事をしはじめの新入社員の方々、そしてそんな方々を支えるマネージャーの方々かと思います。
本記事では、タスク管理に関して課題感を抱え、解消したい!と感じられている皆様にお送りいたします。

マネージャーの方々、普段のタスク管理MTGの際、こんなことありませんか?
「なんでタスクが期日までに出てこないんだ!」
「メンバーのタスク進捗報告が全然上がってこない。なぜだ!」
「タスクの完了の基準がいつまでたってもずれる…」
などなど。

そして新入社員の方々、以下、思い当たる節があるのではないでしょうか。
「タスクを放り投げられても、やり方分からないのにどうやってやれって言うんだよ」
「予想外に時間がかかったタスク、どう終わらせよう…どう報告しよう」
「あれ、このタスクそもそもなんでやってるんだっけ?いらないかも?後回しでいいや」
などなど。

そんな数々のお悩みを少しでも解消できればと思います。


▼【リンクアンドモチベーションのサービス特徴】が分かる資料はこちら サービス紹介資料ダウンロード




そもそもタスク管理とは

自分が任されている仕事を前に進めるため、そして他者とスムーズに協働するために必要です。タスクを「完了」させていくために行うもので、まず仕事の全体像とかかる時間を洗い出し、「どんな順番で取り組むか」「いつまでに行うか」について計画を立て、その通りに実行し、実行できない点については修正行動をとることを指します。


タスク管理はなぜ必要なのか

もし、タスク管理ができなければ、やりたいときに、やりたいタスクを、やりたいタイミングで行うことになります。自分だけが行う仕事であればそれでも最後になんとかすれば間に合うかもしれませんが、協働する他者がいる場合は最後になんとかする、ということが通用しません。

分かりやすく言えば、例えば学生時代の夏休みの宿題の中でも作文などは最後に踏ん張りが効くかもしれませんが、自由研究などになってくると地域の人にインタビューしたり、ホームセンターに研究の材料を買いに行って実験したり、事前準備がたくさん必要になってくるので、残りの数日でなんとかしようとしても難しい場合も多いです。
適切に段取りを組んでタスクを完遂させていく必要があります。


タスク管理の本質

しかし、世の中でよく言われるタスク管理には、実は落とし穴が潜んでいることが多いのです。タスク管理とは「タスクをうまくこなすために計画し、できているか、否かを確認し、うまくいかないところを修正する」ためだけのものだと認識されていることが多いです。

ですが、単にタスクを「やった」「やっていない」を管理するだけでなく、「遂行すべきタスクをすり合わせる」というところからタスク管理ははじまっているのです。 つまり、タスク管理がうまくいかない時、実はタスクを決める段階で、既にタスクに対する認識がズレていて、未完了に終わる可能性を孕んでいた、ということです。
タスク管理の真髄はかなり奥深いところにあるようです。


よくあるタスク管理の失敗「6つパターン」

先述した「タスクを行う前にすり合わせる内容」を分解すると、6つの要素に分けられます。その要素とは、
【①目的・②対象・③方法・役割・⑤基準・⑥納期】 です。

以上6点のすり合わせ方がズレてしまう事により、そもそも「遂行すべきタスクの認識」がズレてしまうのです。
パターンごとによくある失敗例を見ていきましょう。 なお、マネージャーとメンバーそれぞれの捉え方とズレるポイントに関して一つ一つ確認します。

①「目的」のズレ

メンバー「あれ、このタスクそもそもなんでやってるんだっけ?いらないかも?後回しでいいや」
マネージャー「このタスクは次のイベントに向けた重要な第一歩になるタスクだ。」

→メンバーとマネージャーの視野の広さや見ている先、ゴールが異なっているため、マネージャーが思っている以上にメンバーは目的意識を忘れがちになるものです。 マネージャーは定期的にメンバーに確認を行ったり、メンバーは少しでも疑問が生じたらマネージャーに都度聞いたりするアクションが必要です。
「目的」がズレてしまうと以下の5点もすべてズレてしまう可能性があるので、タスク管理において常に確認し続けるべき、非常に重要な要素です。

②「対象」のズレ

メンバーAさん「○○タスクと△△タスクをやれば今日の仕事は終わり!」
マネージャー「Aさんは役割が変わったため○○タスクと□□タスクをやっているはず。今日仕上げに入れているかな」

→こちらはそもそも行うタスクにズレが生じてしまったという現象です。 業務範囲まですり合わせないと、メンバーが勘違いして全く別のタスクを行ってしまう可能性もあります。 役割に伴ってタスクの対象も変わってくるので、適宜状況確認のすり合わせが必要です。

③「方法」のズレ

メンバー「このタスクは前にあのやり方でやったけど、私としては別のやり方のほうがしっくりくるな。違うやり方でやろう」
マネージャー「このタスクのやり方は前にやったタスクのパターンと同じだから、きっとあのやり方でやっているはず。特に指示していないけど考えてくれるだろう」

→これはどのようなアプローチでタスクを行うか、方法に関するすり合わせができていないパターンです。どちらが正しい、ではなく、目的に応じた方法の選択も変わってくるため、常に目的ー方法の連関を意識しておくべきでしょう。

④「役割」のズレ

マネージャー「○○タスクはAさんがやるって言ってたのになぜできていないんだ?」
メンバーAさん「○○タスクは紆余曲折あってマネージャーがやるって言っていたのになぜ私が責められないといけないんだろう」

→これは目的を達成するための互いの役割分担や責任範囲が明確に定められていないことによって起こった現象です。タスクの役割について、責任者などが曖昧になってしまうとお互いに依存し、気づけば誰もやっていない、というタスクが生じる可能性があります。

⑤「基準」のズレ

マネージャー「タスクの完了・完遂の基準がいつまでたってもずれる」
メンバー「いくらタスクをやっても、何度も突き返される…いつまで繰り返せばいいんだろう」

→これはアウトプットイメージが擦り合っていないことによる現象です。 達成すべき基準=レベルを最初にすり合わせる必要があります。

⑥「納期」のズレ

メンバー「このタスクは終わっていないけれど、お客様の最終納期に間に合えばいいし、明日でも大丈夫だろう」
マネージャー「今日このタスクは終わってくるはずだ…お客様に見せる前に一度確認したいから納期を今日に設定したけど、あがってくるかちょっと心配な、大丈夫かな。」

これはメンバーの自己判断による納期の認識のズレが起こってしまっている現象です。 なぜこの納期になっているのかという「目的」のズレもあるかもしれないので、目的まで戻って確認することや、最終納期だけでなく、途中のマイルストーンを共有しておくことも重要です。


適切にタスクを遂行するためのポイント

マネージャーとメンバー間で「すり合わせ」コミュニケーションを何度も行うこと

メンバーからすると、こんなに何度も目的を聞いたらしつこいと思われるのではないか、と思うかもしれませんが、後でタスクのズレが起こって出戻りが発生することで、修正に関する余計な時間が発生してしまい非常にもったいないので、積極的にすり合わせを行っていきましょう。
また、マネージャーも、慣れるまでしつこく聞いてくるメンバーを受け止めてあげるというくらいの気持ちが必要です。

すり合わせの文化がないと、上司からすると「分かってくれるだろう」と期待し、「プロフェッショナルなんだから、このくらいの行間は読んでほしい」という期待もしてしまいます。部下からすると「終わってないけど、あとから報告するのも申し訳ない…」などと罪悪感を覚え、無意識のうちにすり合わせコミュニケーションを行わなくなってしまうことはよくあります。
そのため、仕組みとして例えば「お客様との商談の前は必ず上司と5分×2回のすり合わせMTGを設定する」などと組織の中でルール化してしまうことも一つのやり方かもしれません。

6つの要素が全て繋がっているのを意識し、柔軟に変更すること

メンバーからすると、こんなに何度も目的を聞いたらしつこいと思われるのではないか、と思うかもしれませんが、後でタスクのズレが起こって出戻りが発生することで、修正に関する余計な時間が発生してしまい非常にもったいないので、積極的にすり合わせを行っていきましょう。
また、マネージャーも、慣れるまでしつこく聞いてくるメンバーを受け止めてあげるというくらいの気持ちが必要です。

前述した6つの要素のうち、「目的」が変われば「方法」が変わったり、「役割」が変われば「対象」も変わったりするなど、それぞれの要素が密接に絡み合うということを認識しながらすり合わせを行うことも必要です。

杓子定規に「このタスクを最短で終わらせられる方法は○○だ!」と決めつけるのではなく、「目的は□□だから、これを踏まえると違うやり方のほうがいい」などというすり合わせを随時行うことが求められます。


タスク管理まとめ

繰り返しになりますが、実はタスク管理は、タスクごとに、上記6点を具体的に詳細にすり合わせるところから始まっているのです。
前出した6つの要素、【①目的・②対象・③方法・役割・⑤基準・⑥納期】 に関して、ぜひ皆さんの中でもマネージャーとメンバー間で「すり合わせコミュニケーション」を取ってみてください(慣れないうちは、すり合わせ用シートを作成するなどもおすすめです)。





おすすめ記事RECOMMEND



この記事を見た人は、こんな記事も見ていますRELATED COLUMN



新着コラムNEW COLUMN



サービス紹介資料ダウンロード