コロナ禍で注目の「テレワーク」とは?メリット・デメリットや導入方法を簡単に解説!



皆さんは最近「テレワーク」という言葉を耳にすることがよくあるのではないでしょうか? 新型コロナウイルスの影響により、多くの企業でテレワークの導入が進んでおり、その種類や活用方法も多様化してきています。

本記事では、テレワークの種類や各種ツールのメリット・デメリット、また導入時の留意点などについてお伝えします。

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テレワークとは

■テレワークとは?

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、 場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語と言われています。

テレワークという言葉の起源は1970年で、アメリカでの大気汚染や石油危機をきっかけに これらの問題解決のために自宅にいながら仕事をするというスタイルが始まりました。

日本での始まりは1984年に日本電気(NEC)により結婚や出産を機に女性が退職してしまうことへの対策として吉祥寺にサテライトオフィスを設立した事例とされています。昨今では女性の雇用機会のためだけでなく、将来的に日本が少子高齢化になることが危惧され、多くの人が柔軟に働くことができるよう、在宅でも仕事のできるテレワークが広がっていきました。

■テレワークの導入実態

日本でも1980年代から普及してきたテレワークですが、2020年2月頃から世界中で感染拡大した新型コロナウイルスの影響によって、テレワークの導入が急速に進みました。

東京都の調査によると、都内のテレワーク実施率は2020年3月以降から急増しています。2021年8月の調査では、下記の3つのポイントがあげられています。

 ・都内企業(従業員30人以上)のテレワーク実施率は65.0%。
 ・テレワークを実施した社員の割合は、54.3%。
 ・テレワークの実施回数は、週3日以上の実施が51.6%。

これらの結果からもわかるように、過半数の企業や社員がテレワークを実施しており、現在では主流の働き方になりつつあります。



※参考:
東京都 テレワーク実施率調査結果
リンクアンドモチベーション IRBOOK2020

このように首都圏を中心にテレワークの導入が進んできていますが、それらをうまく活用することで企業全体の生産性を高めることが重要です。

その一例として、当社グループでは「Compatible Work」という働き方モデルを新たに構築しました。「Compatible Work」とは、「労働生産性」と「従業員エンゲージメント」を同時に高めるリアルとバーチャルの特性を活かした働き方です。

具体的には、チームごとに出社日とテレワーク日を設定し、それぞれ に適した業務デザイン・遂行を行っていきます。従業員エンゲージメントを大切にしている当社グループだからこそ、状況に応じてコミュニケーションの在り方も柔軟に変更しています。



リアルとバーチャルの両方を活用しながら働けるようになった現代では、それぞれのメリットを把握し状況に応じて使い分けることが、企業や働く従業員にとって大切になっています。

■テレワークとリモートワークの違い

テレワークと似た言葉で「リモートワーク」が挙げられますが、この2つの違いはどのような点にあるのでしょうか。

テレワークとリモートワークは、それぞれ下記のように定義されています。
テレワーク:情報通信技術(ICT:Information and Communication Technology)を活用した、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」を指す。
リモートワーク:Remote(遠隔)とWork(働く)を組み合わせた造語であり、オフィスから離れた遠隔地で働く勤務形態を指す。

つまり、テレワークとは情報通信技術という手法によって、リモートワークとは働く場所によって区別されています。そのため、テレワークではどのようなツールを導入するかが重要なポイントとなります。

※参考:ワークフロー総研 「テレワークとリモートワークに違いはある?メリットや導入のポイントも解説」

主なテレワークの種類

次に、テレワークにはどのような種類があるのでしょうか。ここでは、それぞれの概要だけではなく、メリットも合わせてお伝えします。

■在宅勤務

テレワークの代表として挙げられるのは、在宅勤務です。在宅勤務とは、「所属するオフィスに出勤しないで自宅を就業場所とする勤務形態」を指します。テレワークといえば、在宅勤務であると考える人も多いのではないでしょうか。

在宅勤務には、以下3つのメリットがあります。
①従業員のワーク・ライフ・バランスを実現することができます。
②育児・介護期の従業員や障がいなどにより通勤が困難な従業員がキャリアの継続を図ることができます。
静かな環境を整えやすいため、集中して業務を行うことができます。

このように、多様な働き方を実現することができたり、集中できる場所で働けるというメリットがあります。

■モバイルワーク

次に挙げられるのは、モバイルワークです。モバイルワークとは、「移動中(交通機関の車内など)や顧客先、カフェなどを就業場所とする働き方」を指します。

モバイルワークには、以下2つのメリットがあります。
オフィスまでの通勤時間や外出時の移動時間などを有効活用することができます。
③必要な際には、顧客先で迅速に対応することができます。

このように、顧客先へ訪問する際の移動時間に携帯で業務をすることができたり、打ち合わせまでの待ち時間にカフェで仕事をすることもできます。

■サテライトオフィス

最後に、サテライトオフィスについてです。サテライトオフィスとは、「所属するオフィス以外の他のオフィスや遠隔勤務用の施設を就業場所とする働き方」を指します。

サテライトオフィスには、以下3つのメリットがあります。
①顧客先に近い施設を利用することで、迅速な顧客対応、帰社などのための移動時間の削減により、業務を効率化できます。
②従業員の自宅に近い施設を利用することで、所属するオフィスまで通勤することが困難な人材を活用できます。
③遊休施設や空き家などを活用することで、オフィスコストを抑えることができます。

このように、社員一人ひとりの時間を有効活用できるようになるだけでなく、会社としても管理コストを削減することができます。

※参考:働き方・休み方改善ポータルサイト 「テレワークとは」

テレワークを導入するメリット

すでにテレワークとはの見出しでも説明しましたが、具体的には下記2つのメリットが上げられます。

■モチベーションの向上

テレワークの最も大きなメリットは、「時間と場所を選ばない働き方」です。テレワークで働く社員(テレワーカー)が自分らしく自由に働けることにより、仕事へのモチベーションが上がります。

■通勤時間の減少

もう一つのメリットは、通勤時間を削減できることです。毎日通勤のためにかけていた時間を、他の仕事やプライベートの時間にあてることができます。

実態としては、総務省の「平成28年 社会生活基本調査」によると、2015年の日本国民の平均通勤時間は1日換算で34分(男性43分、女性25分)でした。勤務形態をテレワークに切り替えることにより、平均30分以上の通勤時間を削減できるだけでなく、通勤時に生じるストレスなどの精神的負担も減少させることができます。

※参考:テレワークナビ 「テレワークとはどんな働き方?在宅勤務との違いや導入のポイントを解説」



テレワークを導入するデメリット

一方で、テレワークにもデメリットがあります。今回は、企業視点でのデメリットを2つお伝えします。

■セキュリティ対策が必要

1つ目のデメリットは、セキュリティ対策が必要になることです。テレワーク導入によって、様々な場所で働くことができる一方で、情報漏洩リスクが高まります。

例えば、移動中の交通機関や飲食店などで業務を行うことにより、端末を紛失したり、業務中の画面を第三者に見られたりといったリスクが高まります。他にも、自宅・公共ネットワークのセキュリティに不備がある場合に、知らない間に情報漏洩するリスクがあります。

解決策としては、総合的なセキュリティ対策を行い、従業員のセキュリティ意識を高めることです。総務省では、「テレワークセキュリティガイドライン第4版」で「ルール・技術・物理」の観点からトータル的なセキュリティ対策を行う重要性が指摘されています。

■従業員の労働実態の把握が難しい

2つ目のデメリットは、従業員の勤怠・タスク管理が複雑化し、労働実態の把握が難しくなることです。以前ならオフィス内で働いている姿が見えていましたが、テレワーク下では「だれが」「どこで」「どんな仕事をしているのか」という労働時間や業務内容を把握できないことが多いです。

解決策としては、勤怠管理システムやタスク管理ツールを導入したり、コミュニケーションツールを使った作業報告などを行うことが重要になります。

※参考:
テレワークナビ 「テレワークにはセキュリティ対策が必須!とるべき7つの施策とツールを解説」
ワークフロー総研 「テレワークとリモートワークに違いはある?メリットや導入のポイントも解説」



テレワークの導入手順

最後にテレワークをどのような手順で導入すると良いのかをお伝えします。

■自社の「テレワークの導入レベル」を把握

まず、ツールを導入する前に、自社のテレワークがどの程度進んでいるのかを確認する必要があります。実態を把握することで、テレワークにおいて自社がどのような課題を抱えているのか、またそれを解決する方法は何か、などを知ることができます。

実態を把握する際には、2018年に総務省が発表した「働き⽅改⾰のためのテレワーク導⼊モデル」を活用すると便利です。本モデルは、最初に「業種」と「従業員規模」の2軸から企業を分類しています。その次に、それぞれの企業群とテレワークの導入段階に応じて生じる課題を提示しています。 ※下記の図を参照。





図で表示しているように、企業カテゴリーやテレワーク導入状況により、直面する課題が異なります。例えば、テレワークを導入し始めた頃に生じる課題は、「『食わず嫌い』な層への対応」です。

業界や企業の風土から「自社の企業風土や職種には、テレワークは合わないだろう」と思い、テレワークを試すことを躊躇する社員が出てくることがあります。この課題に直面した際には、試行段階から管理職を積極的に巻き込み、テレワークがしやすい環境を整えることが必要です。

このように、上記モデルに基づき、自社のテレワーク実態を検討することが、テレワークの導入を成功させる鍵となります。

■テレワークに必要なツールをチェック

次に、必要となるのは導入ツールの選定です。ITツールには無料と有料のもの両方がありますが、ビジネスシーンには有料版のツールをおすすめします。なぜなら、無料版だと使用できるサービス内容が少なく、業務に支障をきたすリスクが発生するからです。

一方で、有料版を活用すると、使用できるサービスの幅が広がり、スムーズに業務を遂行することができます。

下記に記載しているものが、ツール一覧です。

■Web会議システム

Web会議システムは、オンライン上で相手の顔を見ながら、打ち合わせや会議を行うことができるツールです。実際に、社内ミーティングやオンライン研修、Web面談などで活用されています。代表的なツールとしては、ZOOMミーティングGoogle MEET等です。

■ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、メールよりも気軽かつ手軽に、社員同士だけでなく顧客や取引先ともコミュニケーションを行えるITツールです。

テレワークだとオフィスのように気軽に会話ができないといったコミュニケーション上の課題が表出しますが、それを解決することができるツールです。業務連絡や打ち合わせなどに活用することができます。Google chatなどが代表的な例として挙げられます。

■グループウェア

グループウェアとは、Googleカレンダーなどを代表とした、社員の予定を一括で把握し共有できるツールです。グループウェアを効果的に活用することで、離れた場所で活動していてもお互いの状況を把握することができます。

■勤怠管理ツール

勤怠管理ツールは、社員の勤怠時間や業務内容などを把握するのに効果的です。テレワーク導入時には、「社員の勤怠時間がわからない」や「業務内容が見えないため、評価が難しい」などの課題が生じます。その際に、勤怠管理ツールを活用することで、社員の動きを可視化することができ、評価の際にも有効的です。

参考:
総務省 「働き⽅改⾰のためのテレワーク導⼊モデル」
テレワークナビ 「テレワークとはどんな働き方?在宅勤務との違いや導入のポイントを解説」

記事まとめ

テレワークは、自社に合わせて導入することで、社員にとって働きやすい環境を作り出すことができ、エンゲージメント向上にも繋がります。自社の実態を適切に把握したうえでツールを選択し、テレワークのメリットを最大化できるようにしていきましょう。

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